Qué es KPI, qué significa y para qué sirve-Indicadores de gestión, Ejemplos

Indicadores claves de gestión, ¿Qué es KPI y qué significa?, una pregunta que muchos nos hacemos

Medir es una rutina que se debe adoptar para cualquier ámbito de la vida.

Seguro que si vas al gym, mides cuando haces ejercicios en máquinas o, si haces dieta, mides los kilogramos que bajas.

En la vida hay muchas cosas en las cuales defines objetivos, y deben ser medidos para determinar si logras alcanzarlo, o no.

Pues en el mundo empresarial, funciona igual.

En los negocios, proyectos, etc., cada objetivo que defines, se mide utilizando Key Performance Indicator o KPI en su siglas en ingles.

Traducido al español significa, Indicadores Claves de Gestión, que en tu negocio  permiten medir el rendimiento la gestión empresarial que lleves a cabo, si se alcanza o no los objetivos estratégicos la gestión del personal, le ejecución de proyectos, etc.

Los KPI’s

EL Kpi, ¿Qué es?

Un KPI o indicador clave de gestión es un valor medible de rendimiento.

Este demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando los objetivos estratégicos clave, una vez puesto el plan de acción en marcha.

Es importante que sepas que las organizaciones, empresas, negocios,  utilizan KPI o Indicadores de gestión a distintos niveles con el fin de evaluar el éxito en su gestión y planificación.

Es que los KPI o indicadores de gestión generales, se centran en el rendimiento global de la empresa.

Por otro lado, los KPI de operativos se  enfocan en procesos funcionales o departamentales ( de acuerdo al tipo de estructura) como por ejemplo el área de ventas, marketing, RRHH, etc.

Otros conceptos de KPI pueden ser:

• KPI significado Diccionario de Oxford : Una medida cuantificable utilizada para evaluar el éxito de una organización, empleado, etc. en el cumplimiento de los objetivos de desempeño.
• Definción KPI de Investopedia : un conjunto de medidas cuantificables que una empresa utiliza para medir su desempeño a lo largo del tiempo.
• Qué es un KPI del Diccionario de Macmillan : Una forma de medir la efectividad de una organización y su progreso hacia el logro de sus objetivos.

Por tanto, los KPI suministran información detallada y significativa sobre el desempeño de la empresa.

Esto le permite a los stakeholders o colaboradores saber si se va por el camino correcto, si se están alcanzando los objetivos y las metas planificadas.

Finalmente, los indicadores de gestión deben ser bien definidos y establecidos; de esta manera se podrá visualizar la realidad del desempeño y gestión de la organización.

¿Por qué utilizar KPI y qué ventajas tienen?

Si todavía te preguntas por qué utilizar KPI o sus ventajas, uno de los aspectos más importante, es el entorno.

Como ya sabes, el entorno actual es muy cambiante, por lo tanto, es necesario contrastar de forma periódica los resultados que logramos.

Entonces, Un KPI te permite:

• Medir resultados y contrastar con el objetivo planificado
• Observar y entender la realidad para aplicar correctivos
• Aportan información que te permite tomar decisiones
• Se usan para comparar situaciones, lo cual te permite visualizar opciones
• Son importantes para definir las estrategias correctas, en base al análisis de la información
• Te permiten valorar tendencias con relación a metas

¿Para quienes son importantes medir y conocer los resultados de los KPI?
– Accionistas o dueño del negocio
– Lideres de área o departamento
– Colaboradores (stakeholders)
– Aliados estratégicos
– Inversionistas, etc.

¿Para qué sirve KPI?

Sea porque tienes un negocio, porque desarrollas estrategias de marketing yde ventas para un tercero, o porque ayudas a negocios online, el uso de indicadores de gestión es importante.

Ahora, ¿para qué sirve los Key Performance Indicators?

Resumiendo, los beneficios del KPI:

• Para guiar tu trabajo; gracias a la incorporación de la tecnología la obtención de información es mucho más fácil.
• Localizar fallos, de acuerdo con las variables específicas que uses para controlar
• Establecer criterios y comparativas
• Dar resultados
• Buscar la eficiencia y eficacia
• Obtener una visión global de la situación
• Especificar Fortalezas y debilidades
• Es el paso No. 6 en la elaboración del Plan estratégico

Características de los KPI

Los KPIs o indicadores de gestión están agrupados de manera gráfica en cuadros de mando.

De esta forma, los líderes de los procesos pueden, de manera rápida, tomar las decisiones que sean necesarias.

Es importante resaltar que son métricas que no están relacionadas con el ingreso económico de una organización.

Las siguientes características principales te darán una mejor visión de los KPI. Estas son:

• Son medibles: ya sabemos que son métricas y por lo tanto la característica principal de éstos es que se miden en unidades. Por ejemplo: 1, 2, 2, 1000, 1000000.
• Son cuantificables: si podemos medirlas también podemos cuantificarlas. Por ejemplo, así como se miden las unidades monetarias, los indicadores de gestión pueden ser representados en porcentajes.
• Son específicos: deben centrarse en medir un solo aspecto y para ello debemos ser específicos y concretos.
• Son temporales: tienen que poder medirse en el transcurso del tiempo. Por ejemplo: puede medirse diario, semanal, mensual, semestral o anual.
• Son relevantes: deben considerarse los aspectos que realmente sean relevantes e importantes para nuestra organización. Recordemos que por eso son indicadores claves de gestión.

Aspectos relevantes de un KPI

• Los KPIs tienen como finalidad informar, controlar, evaluar y ayudar a tomar las decisiones.
• Cada empresa u organización crean sus propios indicadores de gestión.
• El uso de los Indicadores de gestión o KPI, se adapta a cada modelo de negocio.
• Cada modelo de negocio es distinto y tienen sus propios aspectos y factores que medir.

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Tipos de indicadores de gestión

Existen diversos tipos de Indicadores en función del área que desees medir y en función de lo que busques medir para mejorar.

Así las cosas, los indicadores de gestión de acuerdo con la funcionalidad de la empresa a la que queramos impactar pueden ser:

• económicos,
• financieros,
• de producción,
• de calidad,
• enfocados al servicio
• y de logística.

Más adelante te dejaré algunos ejemplos.

Y de acuerdo con lo que buscas medir en cada área encontramos:

Indicadores de eficiencia

Recursos invertidos o utilizados vs. resultado obtenido.

Indicadores de eficacia

Ejecución de actividades planificadas vs. los resultados esperados. Es una comparación entre logros vs. metas.

Indicadores de cumplimiento

Tiempo de ejecución real vs. Tiempo de ejecución planificado

Indicadores de evaluación

Cumplimiento de lo planificado

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¿Qué es un KPI inteligente, SMART?

Sobre KPI existe mucha literatura y muchos autores que hablan de este aspecto tan importante.

La forma de trabajar Indicadores en el BSC o Balance Score Card, La clasificación de Peter Drucker, etc.

Pero la base de cualquier clasificación que se encuentre siempre apunta a los criterios SMART tal como se explica en la forma de establecer los Objetivos SMART

Por lo general, las letras se consideran específicas , mensurables , alcanzables , relevantes , de duración determinada . En otras palabras:

• ¿Es tu objetivo específico ?
• ¿Puede medir el progreso hacia ese objetivo?
• ¿Es la meta alcanzable de manera realista ?
• ¿Qué tan relevante es el objetivo dentro de la organización?
• ¿Cuál es el plazo para alcanzar este objetivo?

Si no tienes muy claro cómo desarrollar tus indicadores, podemos ayudarte a resolver dudas a través de nuestras mentorías online. Escríbenos y agendamos una video llamada

Indicadores de gestión, KPI ejemplos

Todo lo que es medible, se puede mejorar.

Una frase mencionada por muchos.

Sin embargo, existen diferentes tipos de indicadores claves de gestión.

Más delante de doy ejemplos por áreas, pero siempre ten en cuenta, que la base de la identificación de un KPI parte de:

• Los datos que utilices deben transformarse en información que permita tomar las decisiones más oportunas.
• Se deben tener claros los objetivos estratégicos de la organización
• Y se necesita establecer prioridades, con ellas, se podrá realizar las mejoras necesarias.
• Debemos recordar que cada organización tendrá sus indicadores claves de gestión, porque los indicadores que le sirven a una empresa no son necesariamente, los que se puedan adaptar a la nuestra, ya que todo va a depender del modelo de negocio.

Algunos ejemplos en cuanto al mercado se refiere:

Ingresos y gastos

• Cuentas de resultados (liquidez)
• Ventas: por producto, por área de ventas, por cartera, por segmentos, etc. ¡importante! No sólo basta con vender, se debe cobrar lo que se venda. Dependiendo del tipo de negocio que estés (B2C o B2B) esto será simultaneo o no.
• Volumen de Gastos /erogaciones: adquisición de cliente, inversión en marketing.

Fidelización de clientes (Indicadores, KPI de marketing y ventas)

• Rentabilidad de cliente.
• Tasa de retención de clientes.
• Índice de satisfacción de clientes.
• Número de clientes fidelizados.

Marketing digital (Indicadores, KPI de marketing y ventas)

• Número de visitas a la web.
• Tiempo de permanencia.
• Costo por lead.
• Tasa de conversión.
• Número de visitas de tráfico orgánico.
• Pago o tasas de apertura en campañas de emailing.

Competitividad y reconocimiento de marca (Indicadores, KPI de marketing y ventas)

• Tasa de crecimiento del mercado.
• Valor de la marca.
• Cuota de mercado.
• Visibilización de la marca.
• Grado de penetración.
• Valor de la marca.

Gestión comercial (Indicadores, KPI de marketing y ventas)

• Visitas comerciales.
• Venta cruzada
• Presupuestos entregados.
• Eficiencia comercial.

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Método para establecer tus propios indicadores de gestión o KPI

¿Deseas saber cómo crear un KPI, cómo puedes o debes hacer la selección correcta y que mejor se adapte a tu empresa?

Para poder lograr esto debes identificar, elegir y trabajar de manera correcta los aspectos más relevantes que deseas medir en los indicadores claves de gestión y que le sirvan a tu organización o empresa.

Para ello debes tener claro, en primer lugar, las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué deseo medir?
• ¿Por qué medir un dato en específico?
• ¿Este dato, nos permite realizar el seguimiento a uno de nuestros objetivos estratégicos?
• ¿Es factor clave para la organización/emprendimiento/empresa/negocio/proyecto?
• ¿Quién es o será el responsable de supervisarlo?
• ¿Cuál será la periodicidad de la supervisión?

En segundo lugar:

Una vez que respondas las preguntas, revisa si tienes los datos para poder construir esos indicadores.

Te recomiendo tener una serie estadística que te permite realizar comparativas y establecer criterios y acciones para mejorar.

En tercer lugar:

Establece la temporalidad de la medición, es decir, mensual, trimestral, semestral o anual. Establece las comparativas

En cuarto lugar:

Usa herramientas digitales; desde una simple hoja de excel bien elaborada, hasta cualquier ERP , si tienes el dinero para pagarlo.

Beneficios

Los indicadores de gestión son una herramienta que nos sirven para fortalecer la motivación de nuestro equipo de trabajo.

También para dar soporte a nuestros objetivos estratégicos, fomentar el crecimiento personal.

No olvides que son elemento clave para la evaluación de desempeño.

Esto permite supervisar, evaluar y controlar la planificación de tu proyecto o negocio.

También determinar las acciones de manera periódica, para poder tomar las mejores decisiones para tu empresa.

Es de resaltar que los KPI deben estar en concordancia y estrecha relación con nuestra planificación estratégica, para evitar medir resultados que no reflejen la realidad.

¿Por qué esto es importante?

Porqué a nivel organizacional, éstos les permiten a los líderes, CEO o CMO, etc., establecer los indicadores oportunos, de estrategia, que sean significativos y relevantes.

Debe tenerse en consideración que los KPI son indicadores claves de gestión. Por lo tanto, no se puede pretender medir todo.

Recuerda, descarta lo que no sea relevante y significativo para la empresa.

También te recomiendo establecer dos indicadores (máximo) por objetivo planteado.

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Conclusiones

En fin, creo que queda claro en esta entrega de Indicadores de gestión, que los requisitos fundamentales de los KPI son la simplicidad, adecuación, validez en el tiempo, utilidad y oportuno.

Recuerda que estos deben ser capaces de recopilar los datos que luego serán la información que se requiere para la mejor toma de decisiones.

Para ello deben considerarse los indicadores que abarquen de manera fácil el desempeño total de la organización y estos a su vez serán los de mayor prioridad.

Por lo tanto, los indicadores son una manera clave para realimentar el proceso de monitoreo de la ejecución de un proyecto o nuestros planes estratégicos.

Finalmente destaco el hecho que tiempos de crisis es crucial el uso de indicadores, medir y establecer criterios de comparación para poder sobrellevar el entorno con tranquilidad.

¿Utilizas algún indicador en el área comercial que no esté reflejado en la lista de ejemplos que te mencione aquí?

Te leo en los comentarios😀

Milagros Ruiz Barroeta

Me llamo Milagros Ruiz Barroeta y me desempeño como Consultora Estratégica. ¿Mi objetivo? ayudo a Micro y PyME’s en crecimiento a mejorar y optimizar sus procesos y desarrollar mercado con estrategias comerciales competitivas. 

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