La transformación digital de la mano de la inteligencia artificial (#ia) ha llegado a todos los sectores y a todos los tamaños de empresas; las microempresas y pymes no son la excepción.
A continuación, te comparto siete pasos clave para implementar con éxito la inteligencia artificial (IA) en tu negocio, adaptado tanto para microempresas como para pymes.
¡Importante!… a nivel europeo tenemos nueva legislación que se ha publicado este año 2024. Viene un periodo de transición y preparación para la nueva etapa que ira aplicandose gradualmente a partir del 2025.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es una microempresa y una pyme?
Antes de entrar en los detalles de la implementación de IA, es importante tener claridad sobre la diferencia entre microempresas y pymes.
Microempresas
Las microempresas son aquellas que cuentan con una estructura funcional muy reducida, con entre 1 y 10 empleados. Además, la estructura organizativa suele ser muy horizontal, lo que significa que los procesos de toma de decisiones son más directos.
Pymes
Por otro lado, las pymes son empresas que tienen entre 11 y 50 empleados. A diferencia de las microempresas, la estructura organizativa en una pymes es más compleja, con departamentos o unidades de negocio más definidos, dependiendo del tamaño.
Algunos beneficios y aplicaciones para empresas sin importar el tamaño
Algunos de los beneficios que puede aportar la inteligencia artificial a tu negocio son:
- Automatiza tareas rutinarias y aumenta la productividad
- Agiliza la toma de decisiones y mejora las estrategias empresariales.
- Genera aprendizaje de los errores, evitando volver a cometerlos.
- Fomenta la creatividad y la innovación.
- Ahorra tiempo y costes, además de optimizar los recursos de la empresa, tanto humanos como materiales.
- Mejora la atención a los clientes y aumenta las oportunidades de venta.
- Mejora la calidad del producto o servicio ofrecido.
En cuanto a las aplicaciones, Thomas H. Davenport clasifica en su libro The AI Advantage tres tipos de tecnologías de inteligencia artificial aplicada a la empresa:
Para automatizar procesos de trabajo estructurados y repetitivos.
La automatización de procesos implica mecanizar tareas manuales para realizarlas con menos tiempo y recursos, por ejemplo en la fabricación de productos.
La optimización logística, otro ejemplo, es de utilidad para planificar rutas y ahorrar tiempos de desplazamiento en empresas como las de transporte.
Para obtener información a través del análisis de datos estructurados.
El análisis de datos recopilados y organizados permite obtener información de interés, como por ejemplo una predicción del comportamiento del público, y tomar decisiones sobre el modelo de negocio.
También en la estrategia de contenidos, análisis de métricas de tus canales digitales, en la publicidad digital o en la mejora de experiencia de usuario, entre otros.
Para interactuar con clientes y personas trabajadoras.
La atención al cliente con chatbots (bien implementada) es más eficiente, puesto que se da respuesta de forma automática y en tiempo real a sus necesidades, con menos inversión de recursos.
La asistencia virtual también puede ayudar a nivel interno y organizativo y colaborar con el equipo humano como apoyo en algunas tareas.
Siendo así a continuación te dejo los 7 pasos básicos que requieres para implantar #IA en tu negocio
La inteligencia artificial ya no es solo para gigantes tecnológicos. Las microempresas y PYMEs están aprovechando su poder para competir de manera más inteligente.
Te dejo algunos ejemplos:
Ejemplo no. 1:
Imagina que diriges una pequeña empresa de servicios.
Una clínica, una empresa de servicios de mantenimiento, una asesoría, etc.
Imagina que cada vez que alguien se ponga en contacto contigo en tu web o en las redes sociales, haga las siguientes preguntas:
“¿Qué vendes? “,
“¿Cuánto cuesta?…” o
“¿Cómo lo consigo?”
y que tengas a una persona siempre contestando lo mismo…
En lugar de responder manualmente a cada mensaje, tu web o redes sociales puede incluir un chatbot simple pero útil.
Responderá automáticamente a todas las preguntas más populares, por ejemplo, enviando al solicitante a la página de servicio o proporcionándole la información necesaria en su totalidad.
Como resultado, trabajarás de manera más productiva y tus posibles clientes obtendrán respuestas rápidas y completas de inmediato. ¡Y parece que nunca duerme! .
Ejemplo no. 2:
Imagina que tienes una pequeña empresa que fabrica productos artesanales.
Cada día, sigues el mismo proceso para fabricar, desde la logística interna (materias, primas e insumos) fabricación hasta el empaquetado final y comercialización. Todos tus procesos son manuales porque no has encontrado la forma económica de cambiar eso…
La buena noticia es que implementando una solución de IA sencilla, podrías optimizar el uso de tus recursos: desde organizar mejor los materiales que necesitas cada día, hasta identificar patrones que te permitan ahorrar tiempo y reducir desperdicios.
Por ejemplo, un software podría analizar los pedidos que has recibido y sugerir automáticamente, a través del análisis de tus datos, cuántas unidades de cada material deberías tener listas según la demanda.
De esta forma, dejas de gastar más de la cuenta y puedes dedicarte a lo que realmente te importa: crear productos de calidad.
Recuerda: La transformación digital no es un proceso intimidante, sino gradual y asequible, especialmente para empresas más pequeñas que suelen preocuparse por los costes.
Legislación de la UE sobre el tema de IA
El pasado mes de junio el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) publicó el Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de junio de 2024, por el que se establecen normas armonizadas en materia de inteligencia artificial (Reglamento de Inteligencia Artificial).
La norma que también se conoce como como ley Europea de Inteligencia Artificial, constituye la primera regulación general a nivel mundial .
Ahora bien, ¿cómo afecta a las empresas?
Si bien es un camino que aun comienza, si es importante decir que por ejemplo en la ley se vislumbra el tema de los chatbots.
La ley exige transparencia para sistemas de IA específicos, como chatbots (ejemplo no. 1). Debe decirsele al usuario que interactúan con con una IA.
Esto es crucial para el servicio al cliente; por tanto su uso y configuración es crucial para poder desarrollar el servicio y satisfacer al cliente.
En otro artículo iremos desarrollando más el tema.
7 pasos para implementar inteligencia artificial en la empresa
Paso 1: Evaluación de necesidades y objetivos estratégicos
El primer paso clave en la implementación de IA es realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades y objetivos estratégicos de la empresa.
Esto es esencial para cualquier negocio, sin importar su tamaño, y debe estar enmarcado dentro de una visión estratégica.
La importancia de la reflexión estratégica
En muchas microempresas, es común que aún no se haya llevado a cabo una reflexión estratégica. Sin embargo, este proceso es crucial para el éxito de cualquier transformación tecnológica.
Desde la mejora de la atención al cliente hasta la automatización de tareas repetitivas, es fundamental comenzar por pequeñas acciones en las microempresas.
En el caso de las PYMEs, la evaluación dependerá de la estructura y necesidades departamentales.
Paso 2: Investigación de soluciones tecnológicas
Una vez identificadas las necesidades estratégicas, el siguiente paso es investigar las soluciones de IA disponibles en el mercado.
Soluciones para microempresas
En el caso de las microempresas, existen cada vez más soluciones bajo el modelo de software como servicio (SaaS), lo que facilita la democratización de la IA. Esto permite que incluso las empresas más pequeñas puedan acceder a soluciones innovadoras.
Soluciones para pymes
Para las pymes, las soluciones suelen ser más avanzadas y adaptadas a las necesidades específicas de departamentos o áreas de negocio.
Es fundamental contar con un equipo o responsable que investigue y evalúe las diferentes opciones, presente un análisis detallado al líder de la empresa e inclusive pueda desarrollar la estrategia de la innovación.
Paso 3: Formación del equipo
El siguiente paso es formar al equipo en las competencias necesarias para implementar y gestionar la inteligencia artificial en la empresa.
Importancia de la formación continua
La formación del recurso humano es esencial, ya que cada día surgen nuevas tecnologías y herramientas que deben ser comprendidas y aplicadas correctamente. Ya sea una microempresa o una PYME, es fundamental que el equipo esté bien capacitado en las nuevas competencias relacionadas con la IA.
Transforma tareas tediosas en procesos automatizados y permite que tu equipo se enfoque en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio
Paso 4: Creación de un proyecto piloto para implantar inteligencia artificial
Una vez que se ha investigado la solución y se ha formado al equipo, es hora de poner en marcha un proyecto piloto.
Adaptación de la inteligencia artificial de acuerdo a las características de las microempresas y pymes
Para las microempresas, el proyecto piloto debe ser pequeño y adaptado a su tamaño. Esto permitirá medir de manera efectiva el impacto de la inversión inicial y decidir si avanzar con proyectos más grandes.
En el caso de las pymes, el piloto puede centrarse en un departamento o área específica, lo que permitirá evaluar el rendimiento de la solución en un contexto más amplio.
Paso 5: Medición de resultados
Es relevante medir el éxito del proyecto piloto mediante indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Comunicación y liderazgo
La medición debe ir acompañada de un flujo constante de comunicación entre el equipo responsable y el liderazgo de la empresa. Es esencial que el líder esté comprometido y participe activamente en el proceso para garantizar que los resultados sean evaluados correctamente y que el feedback de los empleados se tome en cuenta.
Paso 6: Escalado de la implementación de la inteligencia artificial
Una vez completado el proyecto piloto y realizadas las mejoras necesarias, el siguiente paso es escalar la implementación de la IA a otras áreas de la empresa.
Adaptación del escalado
El escalado puede ajustarse tanto para microempresas como para PYMEs. En ambos casos, es importante continuar con el ciclo de mejora continua, ajustando y optimizando a medida que se extiende la implementación de la IA.
Si no comienzas a adaptar tu empresa al futuro digital, te arriesgas a quedar rezagado mientras tus competidores avanzan con IA.
Paso 7: Actualización continua
El último paso en la implementación de la inteligencia artificial es garantizar una actualización continua tanto en las soluciones tecnológicas como en la formación del equipo.
Recursos de apoyo
Es fundamental mantenerse al día con las nuevas tendencias y herramientas de IA. Para ello, existen recursos y plataformas formativas que pueden ayudar a las empresas a seguir actualizándose en este campo.
Conclusión
La implementación de inteligencia artificial en microempresas y PYMEs no solo es posible, sino necesaria en el contexto actual. Siguiendo estos siete pasos, cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede iniciar su transformación tecnológica y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la IA.
¿Listo para transformar tu negocio con inteligencia artificial? No esperes más, comienza a evaluar tus necesidades estratégicas y da el primer paso hacia la eficiencia tecnológica.
Me llamo Milagros Ruiz Barroeta y me desempeño como Consultora Estratégica. ¿Mi objetivo? ayudo a Micro y PyME’s en crecimiento a mejorar y optimizar sus procesos y desarrollar mercado con estrategias comerciales competitivas.
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