Gestion del tiempo, personal, profesional y laboral
El tiempo es dinero decía Benjamín Franklin y es que de esta frase parte el principio fundamental de por qué debemos saber gestionar eficientemente nuestro tiempo.
– ¡Algo sucede que el tiempo está pasando muy rápido!
¿Has escuchado a alguien alguna vez decir eso?
Y, ¿es cierto?
Las 24 horas siguen siendo las mismas y los 365 días del año también.
El punto es, que hoy día la proliferación de distractores o ladrones del tiempo es cada vez mayor.
Ejemplo de ello, RRSS, noticias, leyes que impactan cada vez más cerca, etc.
Por tanto, debemos aprender a lidiar con nuestras responsabilidades, nuestro trabajo, el tiempo, que es el mismo, los distractores, y poder cumplir con todo lo que nos propongamos
Esto es parte de lo que hablaremos en este artículo.
Te pregunto…
¿Eres de los que se levanta en la mañana a comerse el mundo?
Si la respuesta es Sí, ¿Sientes las mismas ganas al final de la mañana, como a las 12 del día?
Y cuando llega el final del día, ¿Estas feliz porque tu propósito al inicio del día fue cumplido satisfactoriamente?
Esto aplica a los estudiantes, trabajadores, empresas, equipos, etc.
Se dice que el tiempo implica movimiento, y el movimiento lleva a la acción. El antes y el después, lo que se dejó de hacer o se hizo, y lo que se puede realizar posteriormente.
Por eso es, que un tiempo bien gestionado reside en trabajar el presente con una buena planificación y jerarquización de las actividades para poder desarrollarlas.
Lo importante de saber gestionar del tiempo es que, al acostarte, puedas decir que todas las tareas que dependían de ti fueron ejecutadas y sentirte satisfecho por ello.
Entendido esto, expliquemos paso a paso cómo podemos mejorar nuestra gestión del tiempo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es la gestión del tiempo, positiva ?
Es un método mediante el cual, dividimos el recurso valioso del tiempo en en bloques de distintas tareas que buscan cumplir un objetivo trazado obteniendo mayor productividad, eficiencia y al final felicidad y satisfacción con nosotros mismos y con los demás.
Por tanto, lograr tener nuestro tiempo bien gestionado, nos ofrece una serie de ventajas, laborales profesionales y personales
De allí la necesidad de adaptar a nuestra rutina la incorporación de sencillos pasos que nos permita alcanzar logros, recompensarnos y lograr seguir adelante con otra cosa.
¿Cuál es la clave para entender de qué va la gestión del tiempo?
Eliminar todo aquello que no forme parte de la tarea a ejecutar, y analizar continuamente cómo lo estoy haciendo, si lo estoy logrando e identificar prioridades e importancia de las posibles tareas a realizar.
¿Has escuchado hablar de la Metodología de las 5S?
Las 5S es un método que te ayuda a organizar tu espacio de trabajo, a ser más productivo y a motivarte.
Te dejo el link de mi artículo de 5S para que puedas saber de qué se trata.
Metodología 5S, Qué es y para qué sirve
Rol de los objetivos SMART en la gestión del tiempo
Smart Planning o planificación inteligente, no es más que saber definir los objetivos de forma correcta; la metodología SMART es fundamental para ello, de allí el nombre de Smart Plannign , que no es más que planificar objetivos inteligentemente.
Tener objetivos definidos de forma eficaz y eficiente es primordial, para la gestión del tiempo, porque de estas formas, nos permite identificar y trazar el camino de tareas y acciones, asignar tiempos y recursos; de esta forma podremos al final del periodo que hayamos escogido, saber que tan productivo hemos sido.
Ahora, sabemos que cada persona es distinta, por ende su formulación de objetivos es distinta y su forma de organizar y priorizar también. La Planificación es adaptable al ritmo de cada quien, a sus responsabilidades, funciones y expectativas.
Recuerda…
Y quizás si trabajamos individualmente esto no tenga mucha relevancia, pero es un aspecto importante al momento de gestionar el tiempo de los equipos
En el caso de proyectos basados en metodologías ágiles, los equipos se autogestionan para cumplir lo asignado en el sprint correspondiente; es clave, por tanto, los ritmos, la alineación del equipo, los objetivos a alcanzar claros y las tareas a realizar correctamente planificadas.
Cuando abordamos temas de planificación estratégica empresarial, planificación de equipos o planificación de la familia, la relevancia del Smart Plannig aplica de igual forma para cada uno de estos aspectos.
Para mí, uno gestiona afuera de la misma forma que gestiona adentro.
Te comportas en la calle, como te comportas en tu casa.
¿Eres de las personas que desea emprender?
La Planificación inteligente y el manejo eficaz del tiempo es requisito sinequanon para que puedas hacerlo
Por tanto, realizar un Smart Plannign pasa por definir objetivos que cumplan con las siguientes características
- Específico, es decir, deben ser concreto y estar convenientemente detallados
- Medible para identificar el seguimiento y correctivos
- Alcanzable, en caso contrario, carecerían absolutamente de sentido
- Orientado a resultados, relevantes; de no ser así el objetivo no funciona.
- En tiempo; deben contar con una fecha límite de logro definida
¿Tienes claro Por qué es beneficioso usar Smart Planning?
Determinar el éxito o el fracaso, medir impacto o logro es muy difícil sino se parte de organizar los objetivos.
Ventajas de una correcta gestión del tiempo
- Se eleva la Productividad, se hace más en las mismas horas
- Aprovechamiento y optimización de recursos de forma continuada
- Si estamos en un equipo, al completar todas las tareas en su plazo, el equipo fluye y se rentabiliza.
- Se reducen costos; recuerda ¡tiempo es dinero!
- Las prioridades pasan a ser las protagonistas de la historia logrando apalancar el crecimiento de nosotros o del equipo.
- Y lo mejor, la felicidad de saber que lo lograste, la satisfacción del equipo del objetivo alcanzado y el reconocimiento de tu entorno por el impacto que subyace a este tipo de logro.
Ahora te pregunto con los cambios que esta Pandemia nos has traído…
¿Quieres teletrabajar? Pues si quieres hacerlo debes aprender a gestionar tu tiempo, así que sigue leyendo.
¿Qué virtud es más importante para conseguir una buena gestión del tiempo?
Puedes encontrar en internet que hablan de cuál es la virtud necesaria para poder tener una buena gestión del tiempo, y mencionan continuamente, saber establecer lo prioritario y lo importante.
Aparte de la virtud del discernimiento, considero que hay valores fundamentales para poder lograr alcanzar el objetivo de productividad 
:
- La constancia y la perseverancia para lograr alcanzar el hábito de respetar la planificación hecha; suena fácil, pero créeme no lo es.
- Respeto hacia tu tiempo y hacia el tiempo de los demás; cosas tan básicas como la puntualidad en las reuniones, la efectividad en el manejo de las mismas, en las llamadas por teléfono, en las citas imprevistas, etc.
Y por ultimo, las aptitudes, entre las más importantes :
- Asertividad para saberse comunicar.
- Escucha activa, para entender y poder aportar.
- Positivismo, para ser benévolos con nuestros logros y el de los demás.
Recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Antes de entrar en los pasos que puedes empezar a transitar para ir creando tus hábitos organizacionales, te comento que sería muy útil que te soportes con herramientas digitales, que son muy fáciles de usar y que te ayudarán muchísimo a la hora de enfrentarte a la ejecución de varias tareas.
Lo primero es conocer la Matriz Urgente e Importante. Con ella, lograrás organizar las tareas y prioridades.
Existen adicionalmente otros tipos de herramientas; te dejo algunos ejemplos.
Por ejemplo el Google Calendar, es una herramienta poderosa para ello.
El Todoist, que es una extension Chrome para manejar todas tus tareas pendientes que puedes organizar y configurar en tu calendario.
También si necesitas documentarte, o estas haciendo alguna investigación, tienes Evernote que también es otra extensión donde puedes guardar artículos interesantes que has leído, notas, fotos, etc.
Otra que particularmente uso mucho es Keep, con ella organizo por temas, fechas, toda la documentación que requiero , mis propias notas que se me van ocurriendo a diario y que quiero almacenar para un uso posterior, etc.
Hay muchas más, pero debes empezar por algunas para ir aprendiendo, consolidar y si no te basta, pasar el siguiente nivel, tipo Trello o Asana.
Así las cosas, y volviendo a las etapas, lo primero que recomiendo es visualizar 3 step para organizarse:
En la etapa de preparación, podemos echar mano del aprendizaje de algunas herramientas sencillas, como por ejemplo:
- Agenda horizontal: ¿Cómo lo hago yo?… Domingo en la calma de la noche, tomo mi cuaderno de anotaciones, reviso mi pared de proyectos / trabajos, y aplico los 3 siguientes pasos para el resto de la semana:
- Recopilar (pendiente, nuevo, prioritario)
- Procesar (tarea diaria, formación nueva, consultoria clientes, networking, casa, etc.)
- Organizamos en tiempos, fechas, tareas y acciones
- Respetamos lo organizado, medimos al final de cada día y retroalimentamos.
En la etapa de ejecución de la gestión del tiempo, es muy importante la concentración y trabajar con intervalos de tiempo.
- Para ello recomiendo la Técnica del Pomodoro. Yo la uso desde hace mucho tiempo, empecé por intervalos pequeños, ya tengo el hábito y mis intervalos son de 50 minutos continuo, sin interrupciones, sin teléfono.
- Me sirve mucho tener mi botella llena de agua o del algún té. El hidratarse constantemente ayuda al cerebro a trabajar mucho mejor.
- Los siguientes 10 minutos, los utilizo para cualquier necesidad personal o contestar algún mensaje.
- Existen los llamados ladrones del tiempo, como las RRSS, los mails, llamadas no previstas, etc. Debemos evitar tenerlos en los intervalos propicios al trabajo.
En la etapa de seguimiento siempre viene bien un tablero de seguimiento tipo Kanban
- Un kanban sencillo, nos permite:
- Identificar el el proyecto o grupos de tareas a cumplir en función de los objetivos propuestos.
- Listar en orden de prioridad de ejecución.
- Organizar el tiempo para llevarlas a cabo.
- El tablero básico, se compone de 4 columnas: la primera donde se lista por orden las tareas, la segunda se marca si está por hacer o no, dicha tarea; la tercera cuál de esa tarea está en proceso y la cuarta, cuál de la tarea se realizó.
Aunque es una tabla muy sencilla, su uso habitual, sumado a todos los pasos anteriores te ayudará a ordenar tu trabajo, tiempo y mejorará la productividad.
Existen muchas otras cosas que pueden ayudarte a ti y a tu equipo, por eso desarrollaré la Masterclass para poder enseñarte herramientas de gestión del tiempo valiosas y de mucha práctica.
Si deseas más información, pincha aquí
¿Qué es el Smart Working y cómo se alinea a la gestion del tiempo?
No quería dejar de hablar en este post, aunque sea brevemente, del Smart Working
¿Sabes lo que es?
El Smart Working aparece en estos tiempos de COVID-19 como un nuevo modelo de trabajo, siendo el producto de una fusión del teletrabajo y las llamadas nuevas tecnologías.
Se basa en dar a los trabajadores todas las herramientas necesarias para alcanzar un nivel de rendimiento profesional alto, estando en cualquier lugar, no necesariamente en la oficina o sitio de trabajo.
Es un termino que esta empezando a proliferar en algunos medios.
Pero, te pregunto ¿realmente crees que el Smart Working funcione si los trabajadores no saben gestionar bien el tiempo?
¿Le será rentable a una empresa, aplicar esta metodología, cuando sus propios empleados no son capaces de cumplir sus propias tareas?
De ahí radica aprender a gestionar el tiempo positivamente
No es solo una solución para ti como persona, es una solución personal que ayuda a conseguir la profesional y por ende la del negocio.
Conclusión
Gestionar el tiempo personal, familiar, profesional y laboral es fundamental para fortalecer nuestras competencias, ser mas eficiente y poder alcanzar mayores metas y sueños.
Siempre es importante aprender a hacerlo; sino sabes y reconoces que debes mejorar, no dudes en hacerlo.
Cada vez el mercado laboral demanda mejores profesionales y mejores personas.
De igual forma, cada vez la sociedad impone celeridad en las acciones y la familia requiere de espacios para convivir y fortalecerse.
La llegada del teletrabajo marca la pauta
¿Quieres teletrabajar?
Aprender a gestionar tu tiempo
y evocando nuevamente a Benjamin Franklin
¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida (Benjamin Franklin)
¿Qué te ha parecido este artículo sobre la gestión de tiempo en el trabajo? Comenta y ¡comparte!
Me llamo Milagros Ruiz Barroeta y me desempeño como Consultora Estratégica. ¿Mi objetivo? ayudo a Micro y PyME’s en crecimiento a mejorar y optimizar sus procesos y desarrollar mercado con estrategias comerciales competitivas.
¿Quieres vender más, que tu negocio crezca, sea rentable y tus empleados estén felices? Contáctame y conversamos
Genial el artículo Milagros, me alegra saber que no soy la única que se planifica la semana los domingos :).
Yo soy muy organizada, y aplico casi todo lo que comentas, pero es cierto que en estos tiempos me ha sido más difícil poner orden en mis proyectos, así que vienes como anillo al dedo para retomar y volver a organizarme como me gusta.
Gracias Eva; si afortunadamente habemos personas que nos organizamos. Pero no creas, no somos mayoría. Y esto del Teletrabajo, sino tienes un sistema eficiente de organización y le sumas, responsabilidades de familia y otras cosas, pues la productividad se va a cero.
El articulo esta hecho para el Nivel 0, jeje.
Un gran abrazo Eva, y pronto saldremos de esta.
Milagros me ha encantado el post y todas las recomendaciones que propones.
Aunque muchas las acciones que propones las pongo en marcha para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo, estos últimos meses de confinamiento, ha sido más complicado, por la necesidad de conciliar familia, apoyo en tareas escolares, teletrabajo, tareas domésticas …
Gracias por tu aporte, me viene genial.
Un abrazo,
Nagore García
Muchas gracias Nagore, en efecto en estas semanas se ha puesto a prueba nuestra capacidad de gestionarnos. En mi caso, mi pared, los post-it de colores, Time Block, sprint, etc etc etc… ha permitido que pudiera realizar mis proyectos y mis tareas, sin volverme loca y caer en depresión.
Siempre he sido muy productiva, pero estas semanas, fueron una gran prueba sin duda alguna.
Un gran abrazo
Muy interesante e intenso tu post Milagros, con tanto valor. Me he sentido muy identificada, porque soy de las que los Domingo tengo que tener programada toda la semana para seguir avanzando, ademas de que me motiva saber que tengo cosas que hacer, hacerlo en este formato de organización, me hace comenzar la semana con fuerza y mas productividad.
Gracias
Hola Milagros,
Enhorabuena por el post. Me han encantado todas las recomendaciones que propones.
Tengo que poner en práctica la técnica del pomodoro, ¡ya te contaré qué tal!
Para organizar mejor mis proyectos utilizo siempre mi agenda física y Asana.
Gracias por toda esta información.
Un abrazo
Gracias Sara. El Asana es muy bueno, pero yo lo combino. Pero como pongo en el post, cada persona es distinta y debemos trabajar con lo que nos sintamos cómodos. lo importante es tener un método que te ayude a llevar la vida en paz, y seas productivo.
Un abrazo
Gracias Milagros, empecé la mañana pidiendo estar mejor organizada y encontré tu publicación, buen aporte. Saludos.
Hola Irene, espero que este todo mejor por allá. Eso se llama conexión.
Me alegro que te sirva.
Un abrazo
Enhorabuena Milagros.
Es fundamental el estar bien organizado y tu artículo me viene genial para mejorar.
Desde luego me encanta la forma de enfocar los temas.
Un abrazo
Gracias Roberto, me alegra que mis articulo te ayuden en algo
Un abrazo
Muy buen artículo, Milagros. Es fundamental el saber gestionar el tiempo para teletrabajar. No todo el mundo está preparado para ello.
Pero cuando puedes gestionar tu tiempo el teletrabajo se convierte en un aliado que te permite trabajar más y mejor. Estás menos cansado, aprovechas horas que en otras circunstancias no podrías, …, aunque hay que tener cuidado porque corremos el peligro de trabajar, trabajar y trabajar, y eso también es peligroso. El descanso es necesario y el desconectar al 100% también.
Un abrazo y me he apuntado a tu masterclass ?
Gracias Natalia, efectivamente, una vez que aprendes a organizarte, teletrabajar es maraviloso. Pero hay que saber hacerlo, porque lograr crear un espacio y horarios para el trabajo, hogar, familia y persona, no es tan sencillo y hay mucha gente que no sabe hacerlo.
La idea de la Masterclass es introducir el tema y dar herramientas sencillas que permitan gestionar todo.
Un abrazo
¡Un artículo estupendo Milagros!
Ya venía aplicando algunas de las recomendaciones que comentas pero reconozco que aún me falta por mejorar un poquito este aspecto.
Sin duda me guardo el artículo para poder aplicarlo todo a fondo.
Una vez más, un gran contenido.
Un abrazo enorme
Muchas gracias Isa, gestionar el tiempo pasa por controlar un mundo de cosas, pero sin duda hay que intentarlo.
Un Gran abrazo
Hola Milagros,
Es cierto que una buena productividad va unida a unos buenos hábitos de gestión del tiempo, pero en tiempos de confinamiento y con los niños en casa es más difícil seguir el planning agendado.
Porque no solo has de llevar tu planner, sino que además has de ayudar a los niños a que cumplan el suyo también jejejej. Me gusta aprender de estos temas, y me gusta cómo los abordas.
Un abrazo
Hola Noelia, Efectivamente cuando se tienen distintos roles, gestionar el tiempo se hace más difícil, de ahí la importancia de intentar buscar el mayor control y organización posible. Fácil no es, pero por lo menos se intenta jejeje.
Un gran abrazo Noe y mucho éxito en tu nuevo proyecto
Hola Milagros, un articulo muy practico:
Gestionar el tiempo es difícil con la situacion actual, pues tienes mas factores para entretenerte y perder ese valiosos tiempo. Creo que organizandose como bien dices, es la clave para avanzar.
Un saludo
Toñi
Este tema es algo que me persigue desde hace ya un tiempo, el saber gestionar bien el tiempo, no consigo aprovecharlo todo lo que me gustaría pero aquí me diste una serie de recomendaciones que voy querer llevar a la práctica, a si que te doy las gracias 🙂
Un abrazo
Uf, qué importante la gestión del tiempo. Es algo que he intentado optimizar al máximo y parece que ya voy dando con la tecla (y haber compartido contigo ideas ha sido de una ayuda estupenda). Cualquiera que necesite aprender de gestión del tiempo (y de equilibrio) debería apuntarse a esa masterclass!