Metodología 5S, Qué es y para qué sirve

La metodología 5S, al igual que otras metodologías de mejora, impacta en la gestión empresarial, ayudando a anticipar y crear escenarios que te permitan manejar crisis, motivando y manteniendo el entusiasmo, al generar espacios frugales que impulsan las labores diarias.

La metodología 5S da orden y sentido, y sus resultados se pueden ver a muy corto plazo.

Por el lado empresarial, el uso de esta herramienta, mejora el sentido de pertenencia del trabajador y la eficiencia en los procesos.

Para aquellos que teletrabajen, es una herramienta muy poderosa para mejorar la productividad y la motivación.

La 5S es aplicable, a sistemas productivos en empresas de transformación, a generación de procesos, en empresas de servicios, a tu despacho si teletrabajas, para organizar tu ordenador, para tu casa, en fin, es aplicable a todo.

 Veamos de qué se trata.

¿Qué es la metodología 5S?

¿Qué es 5S y para qué sirve?

5S es una herramienta que pertenece a Lean Manufacturing, es de origen japonés y define prácticas de mejoras en orden y limpieza, a la vez que crea estándares en procesos eficaces y eficientes.

Al mejorar efectivamente las áreas de trabajo, eleva la productividad de los procesos empresariales.

Su uso y puesta en práctica, impulsa la mejora de la cadena de valor en el caso de un negocio, e inclusive mejora tu vida personal y profesional si trabajas como autónomo o independiente.

Siempre se ha considerado una herramienta de alto valor para mejorar productividad y eficiencia, pero hoy día, los procesos ágiles la toman como punta de lanza, por su capacidad rápida de eliminar desperdicios (muda en japonés) que no aportan valor al producto/servicio final; es decir, aquello que recibe el cliente.

Es muy sencilla su aplicación, una vez que se logra entender, o hacer el hábito de usarla.

¿Dónde se originó la metodología 5S?

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y limpios de forma permanente, para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Toyota, a través de ella, junto con otras metodologías de mejora continua, buscaba desde la línea media de mando, en al área de producción, hacer más eficientes los procesos que ya se realizaban en la época. Hoy día sigue estando en vigencia dentro del sistema productivo moderno.

Las 5S no solo es una metodología de gestión empresarial, su concepción proviene de la misma forma de cultura y vida japonesa.

Se denomina así, ya que la primera letra del nombre de cada una de sus componentes es la letra «S«.

El acrónimo que representa a esta herramienta indica, las fases o pasos que se deben aplicar para un correcto establecimiento y puesta en marcha, involucrando de forma adecuada a los participantes.

Inclusive esas fases o pasos, denotan una jerarquía en cuanto a la implantación de la metodología se refiere. (ver imagen)

metodología-5S

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¿Cuáles son las 5S?

A continuación las desgloso:

Metodologías-5s-seiri Seiri (clasificación)

Es la primera fase de la metodología 5S.

Se refiere a «Clasificar» el espacio, dejar lo útil y desechar lo inútil.

Es decir, eliminar aquellos objetos que sean innecesarios y no aporten valor alguno al producto/servicio final.

Si estas mejorando procesos en tu negocio, te recomiendo usar, mientras clasificas y decides, el sistema de semáforo, marcando con color rojo aquello que no te sirve, con amarillo lo que tienes dudas y con verde lo que dejarás. Al final, una vez clasificado todo, desechas lo que definitivamente no aporte valor.

También puedes usar una hoja tipo lista e ir haciendo un check de las cosas que vas clasificando para luego determinar el uso final de cada uno.

La idea es Identificar la naturaleza de cada elemento: Separar lo que realmente sirve (necesario) de lo que no (innecesario). Hablo de cosas que van desde herramientas, equipos, papeles, libro, información en el ordenador, etc. Identificar y eliminar

¿Estás teletrabajando?

Seiri te implica, clasificar el espacio, o despacho, eliminar aquello que no te sirva (papeles, libros, etc.) y dejar lo que requiere para desarrollar productivamente tu jornada laboral.

Tengo muchos años trabajando de forma independiente y autónoma, con otras responsabilidades personales; me ha tocado aprender a gestionar mi tiempo, ser productiva e intentar estar motivada lo más posible. He aprendido a generar un método propio. Si teletrabajas, aprender algunas herramientas te podría venir bien.

Así que si te interesa, tengo un curso online «personalizado», de gestión del tiempo y productividad. ¡Importante!: No es gratuito. Puedes registrarte y te enviaré toda la información.

 

Metodología-5s-seitonSeiton (organizar)

Es la segunda fase de la metodología 5S.

Cuando se organiza es conveniente sectorizar el espacio, puedes inclusive (si hablamos de espacio físico) demarcarlo con líneas de colores. Si es un despacho, puedes utilizar separadores, etc.

También hay que identificar el grado de utilidad de cada herramienta, equipo o documento, para poder colocarlo donde mejor pueda estar a efecto de ayudarnos en las tareas que se ejecutan continuamente.

De acuerdo a la frecuencia de uso (tal y como se ve en la imagen) la presencia o no del elemento a usar, define dónde se localizará.

Entonces, para una correcta implantación del Seiton puedes hacer lo siguiente:

  • Demarcar el espacio de trabajo, archivadores o almacenes, etc.
  • Evitar la duplicidad de elementos
  • Determinar su frecuencia de uso
  • De acuerdo con la frecuencia de uso, ubicar dónde se alojará o guardará

Haciendo estos pasos en un corto espacio de tiempo podrá ver realizada la mejora en el espacio de trabajo, ofreciendo un acceso más rápido a todo y mejorando la calidad del trabajo.

Si has entendido bien, te darás cuenta de que el Seiton y el Seiri van de la mano.

Su uso en la vida diaria te mejora el ambiente de trabajo, tu motivación, tus relaciones interpersonales y tu productividad

Un lugar para todo y todo en su lugar

Un objetivo importante de Seiton es reducir la actividad de búsqueda de artículos, herramientas y documentos sin valor agregado. El significado central de Seiri-Seiton es mantener cerca de ti solo lo que pronto necesitas, en lugares designados ordenadamente.

Esta organización del lugar de trabajo es la base de la metodología 5S. 

Te dejo en la imagen ideas de cómo definir la frecuencia de uso, y cómo organizar

Metodología-5s-SeisoSeiso (limpieza)

Es la tercera fase de la metodología 5S.

En este paso se busca integrar la limpieza como parte del día a día, y que dependa de todos los miembros de un equipo de trabajo o de una organización

Es decir, hay que asumir la limpieza como una actividad rutinaria y de responsabilidad.

Esto aplica, a una planta de producción, a una oficina, a tu hogar, despacho, el profesional (la persona) e inclusive el ordenador.

Yendo un poco más allá, el Seiso en las relaciones es fundamental, intentar mantener el espacio limpio agrada a los demás y los inspira.

Se recomienda fijar horarios para la limpieza como parte de la rutina diaria.

Al integrar Seiso como una tarea más del trabajo, al final del día notarás que te sientes mejor, has sido más productivo y has trabajado con más calidad.

Seiketsu (estandarizar)

Es la cuarta fase de la metodología 5S.

Se traduce como estandarizar, pero más que estandarizar es crear hábitos.

Seiketsu, lo que busca es dar sostenibilidad a las 3 S anteriores. Ya que, al estar en estado ideal, luego de aplicar, la clasificación, eliminación, orden y limpieza, la idea es que ese ciclo se repita continuamente hasta conseguir el hábito.

En cierto sentido, significa crear y mantener estándares para Seiri, Seiton y Seiso. 

Seiketsu es la base para mejorar, genera bienestar de quien lo aplica y optimiza los procesos.

Una vez que se logra fijar el estándar o hábito, se consigue mejorar el tiempo de respuesta ante los imprevistos. Finalmente, una reducción del re-proceso.

Shitsuke (disciplina)

Es la quinta y última fase de la metodología 5S.

Aunque algunos autores comentan que la metodología 5S original que impulsó Toyota no contemplaba esta S, es cierto, que a lo largo del tiempo hace presencia en el método que hoy se aplica y que se consideran parte de las herramientas Lean.

El trabajar la disciplina genera cultura, motivación, fundamental para que las personas vean el propósito y estén motivadas para actuar de acuerdo con las S anteriores.

Por tanto, fomenta la automotivación, la constancia y la perseverancia en quien aplica el método, sea un profesional o un equipo de trabajo. en los miembros de la organización.

En el plano familiar, el Shitsuke es parte critica de la construcción del hogar. Un hogar con hábitos genera hombres y mujeres de bien para la sociedad.

El hábito hace al monje

En el plano empresarial, trabajar la cultura empresarial y los valores como parte de la disciplina diaria, fomenta el espíritu del trabajo y la consecución del los objetivos.

En conclusión, con Shitsuke se procura hacer continuo la aplicación del método  y convertir en hábito cada uno de los cambios y mejoras planteados.

Junto a dicho término, y dado los tiempos en los que vivimos deberían estar la autodisciplina y como parte de la filosofía del negocio, o personal; esto permite lograr la flexibilidad y adaptabilidad que se requiere.

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Conclusión de la primera parte de Metodología 5S

Con la descripción de cada «S», culmino esta primera parte de dos que están publicado en relación a esta herramienta.

En el próximo post hablamos de objetivos de la metodología 5S, ventajas, como implantarla y beneficios.

Te puede interesar leer Metodología de las 5S (2da.parte), objetivos y cómo aplicarla

Mientras lo publico puedes echar mano de los datos que te he dado aquí y trabajar cada parte de tu tiempo y hacerlo más productivo

Espero tus comentarios.

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