Metodología de las 5S (2da.parte), objetivos y cómo aplicarla

En la primera parte hablamos de la conceptualización de la Metodología de las 5S y para qué servía.

En esta segunda y última parte, hablaremos de los objetivos, ventajas y formas de aplicarla.

Si no has leído la primera parte, te dejo el enlace.

Metodología 5S, Qué es y para qué sirve

A continuación te describo un poco, inclusive desde mi propia experiencia, los objetivos, ventajas, pero lo más importante que recoge este post, es el mecanismo de implantación.

Espero te sea de utilidad.

Acompáñame…

Objetivos de las 5S

El método de las 5S trae como objetivo principal mejorar los espacios, logrando a su vez, mejorar la motivación y el bienestar de aquellos que conviven o interactúan en esos espacios.

En el mundo empresarial, implantar la metodología de las 5S busca como objetivos específicos lo siguiente:

  • Áreas más limpias y seguras para el personal.
  • Estimular hábitos de orden y limpieza replicables.
  • Disminución de costes, al intentar eliminar los reprocesos, pérdida de insumos de trabajo, aumentar la agilidad en la movilidad y capacidad de respuesta.

Si hablamos de nuestro hogar, o el despacho (oficina) donde trabajamos, el objetivo más relevante de este método es:

Crear, mantener un lugar limpio y ordenado de forma eficiente, atractivo visualmente,  que estimule el bienestar y por ende la motivación.

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

La realidad de los objetivos de las 5S

Ahora bien, hay una realidad…

En una empresa, estos objetivos son alcanzables, si todos los miembros de la organización están convencidos de las bondades y beneficio de esta.

Con frecuencia, se observa en las empresas, que los cambios transversales o verticales normalmente vienen impuestos sin explicar el porqué de las decisiones.

Imponer los cambios, implica que no se generen y perduren.

El manejo del liderazgo es fundamental para el buen desarrollo de los procesos de transformación.

Explicar, convencer y alinear a la organización en el uso de cualquier herramienta que implique compromiso y cambio, dependerá de la capacidad de gestión de quien lidere el proceso.

A lo largo de mis años de consultoría he visto como muchas empresas adoptan procesos de mejora, sin llegar a convertirse en procesos de mejora continua.

¿Por qué los objetivos no se cumplen?

Porque intentan trabajar a la vieja usanza, sin buscar espacios de entendimiento ni complementariedad.

Y es en este punto donde las percepciones individuales de las 5S difieren ampliamente.

Las 5S no es sólo una mera herramienta para ordenar y limpiar.

Las 5S es una metodología de cambio, cuyas claves son las dos últimas S:

  • Seiketsu: Mantener
  • Shitsuke: Disciplina

Cuando hablamos de disciplina a nivel de cultura organizacional estamos hablando de los valores y de la filosofía de las empresas.

Esto, sin duda, es otro nivel de comportamiento.

Y es importante resaltar que estos aspectos no tienen nada que ver con el tamaño de la empresa, sino con la visión con la que su estrategia esté definida.

Por tanto, si eres dueñ@ de empresa o eres un (a) profesional, o simplemente quieres ordenar tu casa u oficina, recuerda que un hábito se crea en por lo menos 60 días.

Por tanto, mantener en el tiempo y ser disciplinad@, es la base para lograr controlar cualquier cambio que nos impongamos.

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Ventajas de las 5S

Llegado a este punto, es probable que tengas claro las ventajas de implantar las 5S.

Sin embargo, menciono las que para mi son más relevantes:

☑️ Mejorar la productividad, por ende, aumenta el beneficio y la calidad.

☑️ Estimular el trabajo en equipo, mejora las relaciones interpersonales y el compromiso.

☑️ Una empresa que aplique este método, en definitiva, mejora la imagen hacia sus stakeholders.

Y desde el punto de vista profesional o personal, trabajar o vivir en un espacio ordenado (seiton, orden) y limpio (seiso, limpiar), no solo aumenta la productividad, sino que mejora el estado de ánimo, la convivencia y las relaciones.

La gestión visual del espacio, el poder ordenar fácil y rápido impacta en las emociones directamente.

En este momento donde el teletrabajo es tan importante, rescatar un método de trabajo como éste es una excelente alternativa para comenzar.

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¿Cómo aplicar el método de las 5S?

Tal como comentamos en la primera parte cuando hablamos del significado de cada S, la aplicación del método comienza por el orden y culmina con la disciplina

Recuerda lo que significa cada palabra y su acción inmediata:

Seiri – Clasificar los elementos a conservar

Seiton – Organizar elementos en el lugar de trabajo

Seiso – Limpiar el lugar de trabajo

Seiketsu – Mantener Seiri, Seiton y Seiso

Shitsuke – disciplina en lograr el ciclo

Para aplicar la metodología en una empresa los pasos que te recomiendo a seguir son:

1.    Comunicar

Comunicar el porqué del cambio y generar el compromiso, intentar mostrar el esfuerzo que hay que hacer y por supuesto acompañar 100% el proceso de implantación.

Una buena herramienta de sensibilización es utilizar la reunión grupal para mostrar fotos de la situación actual. Desde el punto de vista holístico, ver el bosque (desde afuera), hace que se tome consciencia de los aspectos negativos que se tienen hoy.

2.    Organizar

Organizar los equipos de trabajo dependerá del tipo de empresa, pero normalmente la agrupación puede realizarse por proceso a ejecutar de acuerdo a la cadena de valor de la organización.

Es recomendable accionar con equipos de trabajos ágiles, resolutivos que intrínsecamente busquen alcanzar el logro en conjunto de las 5S.

Gamificar el trabajo puede ser una buena opción para mejorar el ambiente durante el proceso.

3.    Formar

Formar correctamente en el uso de la metodología de las 5S, significado, técnica de gestión y la mejores prácticas al ponerla en marcha.

El enseñar lo importante de la metodología ayuda a entender y darle sentido a su aplicación.

Tengo muchos años trabajando de forma independiente y autónoma, con otras responsabilidades personales; me ha tocado aprender a gestionar mi tiempo, ser productiva e intentar estar motivada lo más posible. He aprendido a generar un método propio. Si teletrabajas, aprender algunas herramientas te podría venir bien.

Así que si te interesa, tengo un curso online «personalizado», de gestión del tiempo y productividad. ¡Importante!: No es gratuito. Puedes registrarte y te enviaré toda la información.

4.    Implantar

En el comienzo de la implantación, es importante la forma de gestionar los equipos.

Te dejo algunas recomendaciones para que la implantación de la metodología de las 5S,  puedas lograrla eficientemente:

  • Crear micro – objetivos semanales.
  • Especificar listas de tareas de acuerdo con los objetivos.
  • Recuerda que las personas, deben estar por encima de los procesos; y los valores organizacionales deben ser el motor del comportamiento.
  • Determinar lapsos de tiempo específico para la ejecución de ese micro-objetivo.
  • Colocar o publicar en un espacio tipo cartelera, la lista de tareas, y de esta forma poder controlar lo siguiente:
      1. La tarea que está pendiente de realizar pero que ya está lista para empezar (por hacer).
      2. Aquella tarea que se está realizando (en proceso).
      3. Por último, la tarea que ya esta terminada (hecha o acabada)
      4. Opcionalmente se pueden colocar espacios para comentar el status de la tarea, es decir, si existe algún impedimento, falta algún recurso, o materiales necesarios etc.
  • Realizar reuniones diarias que permitan mantener la motivación, y llevar un registro diario del avance.

5.    Evaluar

La evaluación del proceso de puesta en marcha de las 5S, es fundamental

Y al trabajar con lapsos de tiempos cortos y micro-objetivos, medir y controlar los indicadores (KPI) definidos es mucho más fácil.

En este punto quiero destacar que el indicador es importante en la medida que refleje una situación real; también es importante entender que medir lo cualitativo es tan relevante como lo cuantitativo.

Por tanto, la motivación, el trabajo en equipo, la consecución del hábito, el compromiso, son factores que deben incorporarse al proceso de medición.

Tener un control de los tiempos y evaluar la reconversión de los espacios y equipos ayuda a mejorar la implantación y a realizar las correcciones a tiempo.

Dependiendo del tamaño de la empresa, generar un equipo para auditar y evaluar puede ser recomendable.

La otra opción es que, en cada equipo de trabajo, uno de los miembros tenga esa responsabilidad, retroalimentado en todo momento, al resto del equipo

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Conclusiones

En la actualidad es muy importante poder controlar el tiempo, ser productivo y mantenerse motivado.

¿Teletrabajas? , estos factores cobran mucha importancia.

¿Tienes una empresa?

Implantar acciones de mejora como la Metodología de las 5S y hacerlo apoyado en metodologías ágiles, no solo mejorará tu proceso de transformación o generación de servicios, sino que fomentará el espíritu de equipo y el bienestar de todos.

Si tienes dudas con respecto a algún concepto o no sabes como implantarla, te invito a que me contactes y fijemos una mentoría.

 

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