Gestión del tiempo (2): Matriz Urgente e Importante – Ejemplos

Gestión del tiempo Matriz Urgente e Importante ¿sabes de qué va?

La gestión del tiempo es súper importante al momento de planificar tu jornada de trabajo.

Hace unas semanas escribí la primera parte de esta serie de artículos de gestión del tiempo.

En este post me enfocaré en una herramienta de gestión específica que complementa las mencionadas en ese primer post.

Lo urgente y lo importante, en una matriz que se le conoce por varios nombres, uno de ellos matriz de Eisenhower

Saber qué es lo importante o lo urgente nos ayudará a ejecutar y realizar mejor nuestras actividades en casa.

Acompáñame…

Definición de Gestión del tiempo y algo más

Empecemos por refrescar el concepto de gestión del tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Recordando el concepto de mi primer artículo, “Es un método mediante el cual, dividimos el recurso valioso del tiempo en distintas tareas y acciones buscando siempre cumplir los objetivos trazados y obtener mayor productividad, eficiencia y al final felicidad y satisfacción con nosotros mismos y con los demás.”

La gestión del tiempo no es más que adecuar las horas de trabajo para poder realizar nuestras actividades y proyectos, pero sin perder de vista que necesitamos tiempo para la vida personal y familiar.

¿Es realmente el “tiempo” lo que gestionamos, o es nuestra capacidad de entender que, si como personas no logramos superarnos y concebir de qué va la vida que queremos, no haremos mejor las cosas?

Se habla de gestión del tiempo eficiente; te dejare a continuación un apartado de eso, pero recuerda que la eficiencia abarca todas las aristas de tu vida y por ende el análisis es integral.

Te puede interesar leer también Gestion del tiempo, personal, profesional y laboral

¿Ahora, qué es la gestión del tiempo eficiente?

Comencemos por definir eficiencia

“Eficiencia es la capacidad de lograr algo con el mínimo de recursos posibles o en el menor tiempo posible.”

En el caso que nos atañe, los recursos son horas, nuestras horas o las horas de otros.

Por tanto, se conoce como gestión del tiempo eficiente, organizar y distribuir las horas disponibles para realizar las actividades y desarrollar los proyectos adecuadamente.

¿Qué logramos al intentar trabajar así?

Se logra mayor productividad y calidad de vida.

También se pudiera hablar de gestión de tiempo efectiva, es decir poder lograr ser eficaz y eficiente al final la adjetivación no es más que un formalismo

Lo que se debe tener en cuenta es que, en los tiempos actuales, la disponibilidad de hora no es lo que abunda y si estas emprendiendo menos.

Por tanto, enfócate en utiliza el tiempo del que dispone con la mayor rentabilidad posible.

Ahora, soy muy proclive a la productividad y es parte de mi forma de vida, pero también he entendido que no todo es blanco y negro.

¿Por qué?

Porque el lograr las metas u objetivos también pasa por tomar en consideración de qué hay variables externas que pueden afectar esa intención; porque tenemos una vida y debemos poder conjugar todas las variables que en ella hacen vida.

Por eso la gestión del tiempo pasa por la gestión de cada uno de nosotros como personas, de crearnos metas, pero de realizarse, de entender que se debe planificar, pero también ser flexibles.

De estar satisfecho con lo que somos, hacemos y logramos, pero esta satisfacción esta correlacionada directamente con las expectativas que nos creamos

Seamos conscientes del equilibrio al que debemos alcanzar.

Te puede interesar leer también Plan de Formación, Cómo elaborarlo en tiempo de COVID-19

Definición gestión del tiempo matriz urgente e importante

Una vez claro el concepto de gestión del tiempo, añado el concepto de matriz urgente e importante.

¿Qué es la matriz urgente e importante en gestión de tiempo ?

La matriz del tiempo urgente e importante, o también conocida como matriz de administración del tiempo, es un gráfico formado por dos ejes, donde se separan determinadas tareas en los niveles: urgente e importante.

Esta matriz fue creada por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos quien señaló que este instrumento no sólo trataba de gestionar el tiempo, sino de enfocar la atención en las actividades que se van a desarrollar.

Tareas urgentes, ¿qué son?

Son las tareas que demandan atención inmediata, ya que pueden repercutir de manera negativa en la gestión de tu empresa porque es posible que tengan fechas establecidas para su ejecución o entrega.

Tareas importantes, ¿qué son?

Son tareas trascendentales para la empresa, las cuales deben realizarse por la viabilidad y funcionamiento de la organización, no hacerlas traerían graves consecuencia para la empresa.

¿Cómo se define la cuadricula de la matriz urgente e importante en gestión de tiempo?

La matriz del tiempo urgente e importante es una gráfica que está constituida por dos ejes los cuales indican mayor o menor nivel de importancia o urgencia de la tarea a realizar, en donde:

• Cuadrante I: Importante + Urgente. Crisis. Son las tareas que deben hacerse de manera inmediata, de no hacerlas las consecuencias serán graves.
• Cuadrante II: Importante + No Urgente. Planificación. Son la tareas que deben planificarse y agendar y poder realizarlas antes de que se tornen urgentes.
• Cuadrante III: No importante + Urgente. Interrupciones. Son las tareas que pueden esperar y se pueden delegar para que otra persona las realice.
• Cuadrante IV: No importantes + No urgentes. Trivialidades. Son tareas que si no se realizan, no sucede nada. El no hacerlas te permiten ganar un poco de tiempo.

Matriz en gestión de tiempo urgente e importante

Ahora, ya sabes de qué va el tema de urgente e importante.

Pero la realidad es que la teoría esta muy bien, pero ¿cómo controlar todo esto?

Para poder saber como hacerlo y poder desarrollar tu mismo, la gestión del tiempo adecuada a tu ritmo y vida, hay que conocer qué son aquellas cosas que te distraen y que te quitan tiempo valioso

A continuación te explico un poco.

¿Por qué pierdo tiempo? ¿Qué me afecta? ¿Qué son los ladrones de tiempo?

En mi artículo anterior hablé de las etapas en la gestión del tiempo y mencioné en la etapa de ejecución los llamados ladrones del tiempo.

Aquí te los defino un poco más.

Los ladrones de tiempos son conocidos como todas aquellas tareas o situaciones que hacen que desvíes tu atención y te alejes de tus actividades.

Es decir, lo que te hace ineficiente o improductivo.

Y más aún, podemos clasificarlos en tipos de ladrones de tiempo

Ladrones de tiempo internos

Son todas aquellas actividades o situaciones que generas tú mismo. Estas pueden ser:

• Hacer varias tareas o actividades al mismo tiempo y no terminar ninguna.
• Desmotivación.
• Mala planificación.
• No establecer objetivos.
• No priorizar.
• Ser perfeccionista.
• No saber manejar el tiempo muerto en la agenda (imprevisto).
• Posponer la toma de decisiones.
• No tener asertividad (saber decir que no).

Ladrones de tiempo externos

Son todas las circunstancias y situaciones que no dependen de ti, como lo pueden ser:

• Teléfono fijo o móvil.
• Reuniones de trabajo.
• Visitas no planificadas.
• Reuniones de trabajo.

¿Milagros, Cómo puedo evitar ladrones de tiempo?

Para evitar los ladrones de tiempo, se tiene que ser responsable del tiempo y las tareas a realizar y se debe:

• Planificar el tiempo y abrir espacios para imprevistos.
• Formular objetivos claros y realistas.
• Priorizar lo importante.
• Fraccionar tareas de gran volumen en tareas pequeñas y sencillas.
• Controlar la tarea realizada y la pendiente.
• Identificar y controlar los ladrones de tiempo.

Muy bien…

Ya conoces que significa ser eficiente; conoces por qué o qué cosas te quitan el tiempo, y también la teoría de urgente e importante.

Te preguntarás, ¿qué hago con todo eso?

Sigue leyendo….

¿Entonces, Cómo gestionar de forma óptima el tiempo en tu empresa, lo urgente y lo importante?

Creo que a estas alturas, puede estar claro que gestionar de forma óptima el tiempo, integralmente hablando, es saber identificar las prioridades.

Herramientas para gestionar muchas. En mi articulo anterior menciono algunas herramientas digitales para la gestión.

Por tanto, para saber cómo gestionar es importante tomar en consideración que el fin es optimizar el tiempo y se traduce en:

• Clasifica: según el nivel de urgencia e importancia que te describe la Matriz.
• Pon foco: enfocarse siempre hacia lo verdaderamente importante y puedes plantear la siguiente interrogante ¿Qué sucederá si no se realiza esta actividad?
• Organiza: se debe organizar la agenda según tu tiempo, no debe organizarse en base al tiempo de los demás.
• Fija plazo de vencimiento: delimita de manera temporal cada tarea.
• Concéntrate: debe estar toda la atención en lo que realizas, se deben evitar distracciones.
• Nada de interrupciones: se deben controlar las interrupciones en cada tarea (teléfono o correo electrónico).
• Elimina todo lo desagradable: realiza todo lo que no te agrada hacer, cuanto antes lo termines mejor. Así aumentará tu nivel de productividad.
• Darle espacio a los imprevistos: no debes completar las horas laborales de tu agenda, siempre existirán imprevistos que impedirán cumplir con la planificación.
• Sé asertivo: muchas veces es bueno aprender a decir no y así poder gestionar mejor el tiempo.
• Ten orden y organización: en tu espacio laboral y familiar, debes evitar el caos.
• Programa lo que puedas: se deben tener actividades fijas en determinados días, eso ayudará a adaptarse el esquema de trabajo.Ejemplos de gestión tiempo, matriz urgente e importante

Te dejo algunos ejemplos de situaciones de la vida diaria que pudieran traducirse en cada cuadrante.

Cuadrante I: Importante + Urgente

Son las tareas que deben hacerse de manera inmediata. Estas pueden ser:

• Solucionar problemas entre empleados, proveedores o clientes.
• Reuniones con clientes o proveedores.
• Entrega de documentos.

Cuadrante II: Importante + No Urgente

Son las tareas que deben agendarse, tales como:

• Establecer objetivos y contrales.
• Establece fechas de ejecución de las tareas.
• Gestiona el tiempo de calidad con los clientes.

Cuadrante III: No Importante + Urgente

Son las tareas que pueden esperar. Pueden ser:

• Revisar y responder ciertos correos electrónicos.
• Atender algunas llamadas telefónicas.

Cuadrante IV: No Importante + No Urgente

Son las tareas que si no se realizan no alteran en lo absoluto nuestra gestión del tiempo, estas son:

• Llamada con clientes con los cuales no se logré concretar la negociación de algún servicio o producto.
• Llamada con algún proveedor que ofrece a medias el servicio que necesitamos.

Conclusiones gestión tiempo, matriz urgente e importante

La matriz de urgente e importante nos permite ubicar en dónde colocar cada tarea a realizar según su nivel de urgencia e importancia.

El tener herramientas que nos ayude a mejorar y a ser más productivo, basado en el autoconocimiento determina e crecimiento personal y la mejora continua personal.

Toma en consideración los tips dado tanto el artículo No. 1 y en este, de esta forma lograrás mejorar y crecer personal y profesionalmente.

Espero que este artículo te sea de mucha utilidad; de ser así me encantaría saber qué piensas y cómo llevas tu gestión del tiempo. Te leo en los comentarios ?

Quieres organizar y ser más productivo en tu negocio nuestra consultoría adaptada, te ayuda con esto Consultoría organización empresarial

Milagros Ruiz Barroeta

Me llamo Milagros Ruiz Barroeta y me desempeño como Consultora Estratégica. ¿Mi objetivo? ayudo a Micro y PyME’s en crecimiento a mejorar y optimizar sus procesos y desarrollar mercado con estrategias comerciales competitivas. 

¿Quieres vender más, que tu negocio crezca, sea rentable y tus empleados estén felices? Contáctame y conversamos

milagrosruizbarroeta.com/