Benchmarking, ¿Qué es y cómo se hace?

En este articulo hablaremos del “Benchmarking” como un excelente método o técnica para mejorar la gestión de la calidad de los productos/servicios y procesos de las empresas

La palabra Benchmark es de origen inglés y se puede traducir al español como “punto o cota de referencia”.

De ahí proviene la palabra Benchmarking y si hablamos de finanzas, se usa para realizar comparaciones, como puede ser el Benchmark price o precio de referencia. Pero en este post, utilizaremos el término en el área de marketing.

El inicio de la técnica del Benchmarking data de la década de los 80’ cuando la empresa Xerox Corporation tuvo una gran pérdida en su mercado de aproximadamente un 50%, debido a sus competidores del momento.

Esto le llevó a hacer un análisis de la situación, revisaron el programa de gestión, procesos y formas de hacer las cosas, en relación a la competencia y así poder optimizar sus costos de producción.

Ese ejemplo de implementar técnicas de benchmarking fue tomado, posteriormente, por diferentes empresas como IBM, Motorola, Kodak, Ford, Motorola e IBM entre otras, para mejorar sus procesos de costo y producción.

¿Qué es benchmarking y para qué sirve?

Unas de las definiciones más usada actualmente de Benchmarking es la que hizo David Kearns (Xerox Corporation).

David Kearns lo definió como: un proceso continuo de evaluación de los productos, servicios, procesos y métodos, respecto a las empresas líderes del mercado

Una buena conceptualización podría ser: “análisis técnico competitivo” o también “evaluación comparativa”.

Esta técnica promueve la optimización de la cadena de valor de la empresa.

Por tanto, ¿Qué es el Benchmarking?

El proceso de Benchmarking, es una técnica comparativa esencial que, a través de un análisis estratégico, a fondo en las empresas, se evalúan los procesos de gestión.

Una vez hecha la evaluación toma como referencia de mejora, esos procesos de otras empresas con mayor capacidad competitiva (e inclusive a lo interno, entre departamentos) buscando así formas de optimización, para posteriormente aplicarlas en lo que se busca mejorar.

Desde el punto de vista de mercado (digital o no), el benchmarking es el proceso continuo de investigación, análisis y comparación  con competidores directos y líderes del mercado en donde participan nuestros productos y servicios.

Permite saber qué decisiones toma la competencia, cómo lo hace y con ello poder ejercer las acciones correctas en la empresa.

A lo interno de la organización, permite comparar UEN o departamentos y establecer mejoras para generar mayor eficiencia y competitividad en la organización.

¿Por qué es una herramienta esencial?

Porque no solo se usa comparando una empresa con otra, sino que también es de gran ayuda en las grandes empresas entre sus diferentes departamentos para el perfeccionamiento de los procesos, productos y servicios.

Es decir, a través del Benchmarking interno entre departamentos o UEN (Unidades de Negocios), pueden elevar los niveles de eficiencia y productividad de la organización.

La idea de benchmarking consiste en tomar como referencia lo bueno, descartar los desaciertos y aplicar las estrategias según las necesidades.

¿Con qué fin?

Con el fin último de lograr superar su desempeño pudiendo ahorrar en costos, tiempo y mejoras en general.

¿Cuál es la importancia del benchmarking?

Hoy día, con este mundo competitivo necesitas imperativamente evaluar tu empresa, los clientes y tus competidores en el mercado, en lo digital como fuera de él.

También es necesario optimizar a lo interno.

Es decir, si tienes una empresa PyME con estructura departamental, el desarrollar la técnica del benchmarking entre cada departamento y elevar los niveles de funcionamiento y productividad, redunda en un crecimiento empresarial y el desarrollo de una gran ventaja competitiva.

Usando la herramienta de benchmarking no solo puedes ver las fortalezas y debilidades de tu empresa, sino también la de tus mejores competidores mas cercanos.

Con esta visión, puedes mejorar tu posicionamiento en el mercado, mejorar la gestión de ventas, potenciar el área de marketing, en fin, reforzar la estrategia comercial.

Es por eso la importancia de este método, ya que puedes desarrollar un plan de estrategia y optimizar tu empresa en tiempo, costos y captar más clientes.

Es un proceso muy útil para desarrollar cambios.

¿Cuál es el valor agregado del benchmarking?

El valor agregado de esta técnica no se encuentra en el mecanismo de implantación o técnica comparativa, sino en cómo impacta los resultados de esas comparaciones en las formas de hacer las cosas, en las personas y en su forma de afrontar la responsabilidad, y finalmente en cómo se comportan antes los retos y desafíos.

Por otro lado, no cabe duda el impacto en la innovación.

¿Por qué?

Porque al generar el proceso comparativo, surgen nuevas ideas que pueden incorporar cambios esenciales, elevando el nivel de competitividad y la posición del mercado.

También, impulsa la motivación al involucrar a las personas y colocarlas en el «estrado» de la comparación con las best pratices.

El benchmarking es una pieza esencial para elevar el rendimiento y llevar a las organizaciones a otro nivel.

¿Qué objetivos tiene el benchmarking?

El benchmarking tiene como finalidad optimizar el rendimiento de tu empresa continuamente a través del conocimiento de métodos y estrategias de tus competidores.

Esto se consigue fijando objetivos claros, basados en procesos ya ejecutados por empresas con experiencia en metas parecidas que conllevan a mejores resultados.

bechmarking

¿Qué tipos de benchmarking existen?

Podemos hacer una clasificación en tres tipos de benchmarking, dependiendo del área donde está enfocado.

Pueden ser:

Interno

El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de una empresa grande con múltiples departamentos o varias empresas que conforman un grupo empresarial (nacional o internacional).

Su objetivo es evaluar los departamentos exitosos dentro de la empresa y hacer una comparación con la que presente ciertas fallas de manera de aplicar los métodos correctivos y optimizar el rendimiento.

Este proceso es normalmente el más fácil de realizar porque se trata de evaluar estructuras y métodos interno de una misma empresa.

Competitivo (off-on)

El benchmarking competitivo mide directamente a las otras empresas competidoras de un mismo sector.

Hace un análisis de sus productos, procesos y servicios para realizar una comparación directa con nuestra empresa a fin aplicar los correctivos correspondientes y generar la toma de decisiones.

Este es un proceso mucho mas difícil, ya que evaluamos nuestros competidores directos y esa investigación es obviamente más complicada para obtener la información.

También toma en cuenta, que pudiera llegar en algunos casos a ser imposible por estar patentada la misma.

Por tanto, este análisis genera una comparación con otra empresa, pero un departamento específico, y que no necesariamente la empresa se dedique al mismo renglón

Funcional

El someter a benchmarking funcional pasa por buscar las mejores estrategias o procesos de una empresa externa con excelente rendimiento en un área específica de interés, para aplicarla en la nuestra.

No es indispensable que estas empresas sean competidoras entre si, ni estén en el mismo sector empresarial.

Esto trae como beneficio que, al no ser competidoras directas, la información a investigar sea más fácil debido a que no deben existir problemas de confidencialidad entre empresas distintas.

Por consiguiente, normalmente es un método muy productivo en obtener la información requerida.

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¿Cómo hacer un benchmarking?

Para realizar un análisis de benchmarking se deben seguir unas etapas, de manera hacer el proceso de forma eficiente y correcta, a continuación, te sugerimos los pasos a seguir.

Etapas del benchmarking

1.   Análisis de procesos internos

El primer paso que debes de dar con tu empresa es identificar y entender los procesos internos, y las fallas que presenta.

Un método puede ser Investigar por medio de encuestas a tus el servicio al cliente su opinión del servicio o producto de tu empresa.

2.   Planificación, selección de tipo de benchmarking

Posterior a analizar las fallas en la primera etapa y dependiendo de sus características debes escoger el tipo benchmarking a seguir:

  • Interno, entre departamentos de la misma empresa;
  • Competitivo, con tus competidores directos o
  • Funcional, con departamentos dentro o fuera del mismo sector.

3.   Búsqueda de datos que se analizarán en las empresas escogidas

Una vez escogido el tipo de benchmarking a usar debemos, recolectar la mayor información posible de las empresas o departamentos (según sea el caso).

Este paso es fundamental para el éxito del proceso. Es recomendable basar la información de diferentes empresas o departamento que sean líderes en el mercado.

Se puede utilizar para la recolección de datos, que se requiere para el estudio de benchmarking, correo electrónico y redes sociales.

4.   Análisis de recolección de datos

Con los datos recolectados de las empresas o departamentos, debemos analizar comparativamente aquellos elementos a revisar

Después identificar las diferencias con los mejores, se debe proponer las correcciones a realizar

Una vez hecho esto, se podrá planificar las opciones a tomar para optimizar el proceso.

Después identificar las diferencias entre los procesos, debemos proponer las mejoras a realizar.

Es importante seleccionar las que tengamos capacidad de llevar a cabo por las condiciones de nuestra empresa tomando en cuenta los recursos, infraestructura etc. que hagan viable esas mejoras

5.   Implementar mejoras Acción

Después de decidir las propuestas se procede a adaptarlas a la empresa descartando las que no son relevantes y tomando las que si puedes usar.

Se debe tener en cuenta siempre que debemos buscar incrementar y añadir alguna mejora que proporcione provecho a los clientes.

6.   Seguimiento y mejora

Una vez todas las herramientas en la mano, se procede a realizar un informe con todo el proceso detallado y un plan de acción para ejecutarlo, aplicando las mismas para optimizar el proceso.

Este informe debe ser los mas detallado posible, con todas las conclusiones, puntos de referencia relevantes y posibles cuidados en el proceso además de sugerencias para contrarrestarlos.

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3 herramientas para realizar un benchmarking digital

Existen aplicaciones en el ámbito digital, que ayudan a desarrollar el benchmarking para tus canales digitales.

Su uso te permite conocer tu posicionamiento con páginas similares a las de tu empresa, ofreciendo datos importantes de número de visitas, tiempo de visitas en la página, tráfico, entre otros datos.

Algunas de ellas son: Google Trends, SEMrush, Similarweb

Google Trends

Es una herramienta que te indica las tendencias de búsquedas y puedes medir la aceptación de diferentes palabras claves de tu página.

Es gratuita y está en español.

SEMrush

Es también una herramienta que te permite analizar datos de tu página web de forma muy completa.

Da información detallada e interesante sobre palabras clave de búsquedas, así como ubicación geográfica y muchas otras cosas, es una herramienta muy completa.

Esta disponible en español y algunas funciones son gratuitas.

Similarweb

Es una herramienta muy sencilla con la que puedes analizar tu competencia, ver tendencias, conseguir audiencias etc.

Existe una versión gratuita, sin embargo, esta en inglés.

Conclusión

¿Cómo nos comparamos con la competencia?

¿Qué estamos haciendo bien?

¿Dónde debemos mejorar?

La evaluación comparativa es nuestra forma de comparar las mejores prácticas del sector con nuestros procesos para identificar brechas de desempeño y áreas de mejora.

Podemos aplicar la evaluación comparativa frente a cualquier proceso, enfoque o función.

Podemos enfocarnos en medidas como calidad, tiempo, costo, efectividad y satisfacción del cliente para distinguir la necesidad de mejora.

Benchmarking es definitivamente una herramienta que toda empresa está obligada a usar para poder adaptarse al mundo competitivo de hoy día.

Te ofrece la posibilidad de no solo analizar las fortalezas y debilidades de tu empresa sino también la de tus más cercanas competencias.

A través de esta herramienta puedes optimizar tus procesos empresariales mejorando costos, tiempo y captar más clientes.

Si tienes alguna duda, puedes contactarnos

2 comentarios en “Benchmarking, ¿Qué es y cómo se hace?”

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