Saber qué son los OKR y su metodología, es muy importante para poder planear a corto plazo y ejecutar proyectos como mucha efectividad.
Planear y luego ejecutar suele creerse que son actividades muy fáciles y simples.
Sin embargo, en la puesta en práctica son tareas complejas de desarrollar, debido a que al buscar las mejores herramientas y métodos de gestión siempre serán un laborar que no tiene fin.
Por lo tanto, pensar que como nuestro negocio es lucrativo, no debemos preocuparnos en tener una gestión eficiente, es totalmente errado.
Este es un error recurrente en las Pequeñas y Medianas Empresas (PyME´s), lo que se traduce en ser vulnerable ante el entorno.
Es por ello que se debe pensar en fortalecer las operaciones para ir surgiendo y escalando el negocio; para ello se debe ubicar un modelo estable de gestión el cual se pueda aplicar con facilidad y se adapte al negocio.
De allí que los Objectives and Key Results, por sus siglas en inglés OKR´s, que significan objetivos y resultados cuantificables claves, ayuden a suplir esa necesidad de una gestión eficiente.
Te invito a que sigas leyendo el artículo y descubras todo lo necesario para que puedas implementar esta metodología en tu empresa.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué son los OKR´s?
Mostrar herramientas de gestión que agilicen la implantación de cambios y la consecución de metas ha sido parte de mi trabajo educativo a través de este Blog.
En la actualidad las metodologías ágiles forman parte de la nueva gestión de proyectos; y aplicar alternativas para ejecutar acciones para alcanzar objetivos de forma más dinámica es una de las ventajas que estas nos ofrecen.
A continuación se define los OKR.
¿OKR, qué es?
Los Objective key Results pueden definirse como una metodología de trabajo interno, donde se fijan objetivos de la empresa y los resultados claves que se desean alcanzar, esto permite organizar el trabajo interno de la empresa y realizar un seguimiento individual al progreso de cada empleado.
Por lo tanto, el objetivo principal de esta metodología es simplificar la manera de plantear los objetivos principales de la empresa.
Y con los OKR´s se logra ordenar el trabajo de la empresa y definir una sola línea de acción para todos los miembros de la organización.
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Una breve historia de la metodología
Es muy probable que hayas escuchado mencionar a John Doerr, sin embargo los OKR´s surgieron mucho antes que la publicación inicial de Measure What Matters. Todo esto se remonta a la década de los 70.
Andrew Grove, presidente de Intel, puso en marcha la «Operación Crush» con la cual ayudaría a Intel a ser más competitivo en el creciente mercado de los microchips.
Lo que hizo fue centrar sus estrategias en los elementos más importantes y con ello logró que Intel dominara el mercado de microprocesadores.
Es de resaltar que en 1950 las empresas ya comenzaban a aplicar una serie de técnicas y estrategias de gestión que apuntaban a mejorar el rendimiento de los empleados de la organización.
Peter Drucker introdujo la Administración Por Objetivos (APO), esta técnica involucra a directivos y empleados, los cuales deben estar de acuerdo con los objetivos y con los medios planeados para lograrlos.
Y como toda evoluciona, en los años 80 surgen conceptos como SMART y KPI (Key Performance Indicator).
La gestión empresarial empezó a acoger estos nuevos conceptos para afianzar sus negocios.
Luego en 1999, se posiciona el concepto de OKR’s.
Algo importante como dato; cuando se trata de gestionar la crisis en una empresa los OKR pueden resultar una herramienta importante para lograr hacerlo eficazmente.
Beneficios de los OKR’s
- Fomentar el sentido de pertenencia y compromiso para alcanzar y lograr los objetivos planteados.
- Mantener informados a todos los integrantes de la empresa de los procesos y de lo que es realmente importante.
- Tener y permitir una comunicación precisa.
- Crear y establecer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar el progreso.
- Orientar y enfilar el esfuerzo que asegure la alineación del equipo de trabajo.
- Incrementar la rentabilidad y productividad de la empresa.
- Optimizar el tiempo.
Metodología OKR
¿Cómo aplicar la metodología OKR en la empresa?
Como puedes ver, esta metodología puede ser aplicada a pequeñas, medianas y grandes empresas (PyME`S).
Sin embargo, antes debes tener siempre en cuenta que la metodología ORK´s tiene dos elementos básicos y estos son los objetivos y resultados claves.
Una vez que tienes presente esto, deben formularse, según Henrik-Jan van der Pol, dos preguntas importantes como lo son: ¿Hacia dónde tienes que ir? Y ¿Cómo saber que has llegado a la meta planteada?
Para dar respuesta a estas preguntas, debes, para la primera, definir tus objetivos y para la segunda es saber que alcanzaste los resultados claves que deseaba la empresa.
Objetivos del método OKR´s
Es importante delimitar, definir y plantear objetivos claros que te indiquen la dirección clara hacia dónde te vas a dirigir.
Ten presente que muchos objetivos pueden desviarte de la meta y sobrecargar de trabajo a los miembros de la organización.
Por lo tanto, los objetivos deben ser ambiciosos para la empresa y representar aspiraciones para los empleados y muy importante deben ser aprobados por todos los miembros de la organización.
En fin, los objetivos representan la dirección clara de lo que la empresa desea alcanzar.
Los objetivos pueden ser formulados no sólo para aclarar la meta a alcanzar, sino para lograr que todos los miembros de la empresa se comprometan en la misma meta.
¿Cómo redactar un Objective Key Results?
Redactar un Objective Key Results) debe ser un ejercicio concienzudo y especifico de acuerdo al proyecto que se esté ejecutando.
En este sentido para entender cómo redactar los OKR y los resultados esperados te dejo algunos ejemplos.
Ejemplos de Objective Key Results
Algunos ejemplos de objetivos que pueden mantener el compromiso de directivos y empleados, pueden ser:
📌 Convertirse en líderes dentro del mercado.
▶️ Brindar un excelente soporte al cliente.
📌 Optimizar la experiencia de los clientes a través del sitio web.
Estos objetivos, son ejemplo claro y específico de la meta que se desea alcanzar, por lo tanto los miembros estarán enfocados al logro de éstos.
Resultados Clave para los OKR´s
Luego de plantear y establecer los objetivos, el siguiente paso es darle respuesta a éstos, se deben definir los resultados para cada uno (de tres a cinco resultados es lo recomendable).
Recuerda que cada resultado debe hacer que el objetivo sea medible, alcanzable y con un límite de tiempo, todo esto con la finalidad de lograr lo planteado.
Partiendo de los objetivos planteados en el punto anterior, tenemos
📌 Para el Objetivo 1 se pudiesen plantear:
Posicionarse como la primera opción de búsqueda en Google (palabra clave), formar alianzas de co-marketing exitosas y valerse de los canales digitales o RRSS para aumentar en al menos un 50% el número de clientes.
📌 Para el objetivo 2:
Disminuir las solicitudes de soporte y fomentar el uso de la autoatención, reducir a la mitad el tiempo de atención y mantener en un 95% la tasa de resolución de problemas al cliente.
📌 En cuanto al objetivo 3 un resultado clave sería:
Aumento del número de clicks en el sitio web.
Notas importantes
Recuerda que para lograr los resultados clave, se pueden realizar una serie de acciones que necesariamente deben estar alineadas con el objetivo que se desean alcanzar.
Considera este consejo: Plantéate metas ambiciosas. Esto le permitirá a la empresa y por ende a sus miembros explotar su potencial al máximo.
¿Cómo aplicar el Método de puntuación para OKR?
Una vez establecidos los objetivos y alcanzados los resultados clave, ¿Cómo saber si se hizo bien el proceso? La respuesta es el método de puntuación que caracteriza la metodología OKR´s.
Una vez finalizado cada trimestre, es el momento idóneo para medir y valorar los resultados claves obtenidos.
Cada empleado debe establecer una puntuación para los resultados que tendrán una escala de 0 al 1, para lograr una puntuación final entre 0,7 ó 0,8, considerando que obtener una puntuación de 1, pudiese entenderse como que el objetivo no era lo suficientemente ambicioso.
Una puntuación de 0,4 es indicador de que el empleado debe hacer una revisión del objetivo y de la estrategia utilizada para alcanzar el mismo.
Es importante que sepan que todas las puntuaciones de la empresa son de uso público porque con ello las empleados pueden ver el progreso de sus compañeros y enfilar sus acciones en la misma dirección.
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¿Cuál es la diferencia entre KPI y OKR?
Los OKR´s establecen objetivos con los cuales ir un paso adelante, es decir, salir de la situación actual en el cual se encuentra la empresa y entrar en un ámbito más ambicioso.
Por su parte, los KPI son indicadores claves de rendimiento y su fin es medir el éxito y progreso de una actividad en desarrollo.
A pesar de que son metodologías diferentes, se complementan, ya que los KPI´s pueden ser punto de partida para plantear los OKR´s. Un ejemplo de cómo se complementan estas metodologías es: no tienes suficientes ventas por lo tanto necesitas formular un OKR que ayude a incrementar las ventas.
¿Cómo monitorear los OKRs con Trello?
Existen muchas herramientas para el monitoreo de OKR´s. Se puede encontrar lo que se necesita en el tablero de Trello. Acá se podrá observar cómo armar el tablero para las OKR´s de marketing.
Configuración inicial
El plan inicial se organiza como sigue:
- Cada objetivo se resume y se pone como título de lista.
- También cada resultado clave tiene su propia tarjeta bajo su lista de objetivo.
- y cada tarjeta tiene una descripción abundante sobre los detalles de los OKR.
- Las etiquetas muestran el estatus de los resultados clave.
Una de las mayores metas con el tablero Trello era hacerlo utilizable, organizado y bonito.
Cada tarjeta esta asociado a una tarea, alcanzable, real y totalmente ejecutable.
Luego dentro de la tarjeta, se profundiza en detalle sobre el objetivo completo y el resultado clave.
Se puede utilizar un sistema muy simple de etiquetado que muestra cuánto se ha avanzado en el resultado clave:
- Planeación: “Todavía no se ha empezado, pero ya se está pensando en eso”.
- En progreso: “Trabajando en eso actualmente” (esta debe ser la etiqueta más utilizada).
- Hecho: “Éxito”
- Hecho (por el momento): una manera sutil de decir, “no logramos terminar… sin embargo en algún momento se podrá terminar.”
Checklists
Hacer Checklist ayuda a monitorear los resultados de aquellos objetivos propuestos.
Para los resultados que no son tan fáciles de convertir en listas, se tiene la posibilidad diferente de monitorerlas, debido a que las checklist se convierten en una serie de marcadores a lo largo del trimestre, lo que ayuda a monitorear y estar pendiente del registro regular y la actualización de la tarjeta con los últimas estadísticas o actividades.
Gráficas en cascada
Hemos planteado un cierto número de metas para el trimestre, cosas como “aumentar las visitas de nuestro sitio web en un 30% en los primeros 28 días” o “llegar a 150.000 sesiones al mes en el blog”. Para este caso, se puede considerar que funcionará una gráfica en cascada.
Una gráfica en cascada se denota en un par de línea.
Una de ella define la meta y la otra va indicando el progreso del trabajo para conseguir la meta en un periodo determinado.
Lo básico es:
- Plantear una meta basada en un período de tiempo;
- Determinar cuánto progreso diario se necesita para lograr alcanzar la meta;
- Graficar este progreso con una línea;
- Monitorear el progreso diariamente; y
- Agregar este progreso a la gráfica también.
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Conclusiones de qué son los OKR
Seleccionar la mejor metodología de gestión para mejorar la situación de tu empresa, se deben establecer objetivos que puedan llevarse a cabo y que den los resultados esperados.
La metodología OKR´s no sólo permite definir los objetivos que sean comunes para todos, sino que permite medir el progreso de éstos a partir de los resultados claves, para con ello poder redefinir las estrategias que mejor se adapten a tu empresa.
Por lo tanto debes elegir la mejor metodología de gestión para poder mantener a flote tu negocio.
Te dejo una infografía resumen de los OKR y sus beneficios
Me llamo Milagros Ruiz Barroeta y me desempeño como Consultora Estratégica. ¿Mi objetivo? ayudo a Micro y PyME’s en crecimiento a mejorar y optimizar sus procesos y desarrollar mercado con estrategias comerciales competitivas.
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