¿Qué es un organigrama y cómo hacerlo?

Un organigrama es una herramienta de gestión y en el mundo empresarial actual, es esencial saber cómo crearlo e interpretarlo.

Por cierto, antes de seguir …¿Sabías que el primer organigrama se creó para organizar el ferrocarril en 1855? y aún, hoy en día, esta herramienta sigue siendo clave para gestionar empresas modernas. Al final del articulo te cuento…

Sigamos…

El organigrama, al ser una herramienta de gestión, los beneficios son muchos.

Por un lado, pueden ayudar a los trabajadores a comprender la estructura funcional, jerárquica, etc.

También pueden ayudar a los empleados a comprender las divisiones del trabajo y cómo encajan en la estructura general de la empresa. 

Además, pueden ayudar a construir relaciones entre los empleados al mostrar quién informa a quién.

Aquí te dejo algunas ideas y ejemplos para ayudarte a diseñar el organigrama perfecto para las necesidades que puedas tener en tu negocio.

¿Qué es un organigrama?

Lo primero que debo apuntarte es que un buen organigrama puede ser el salvavidas de tu negocio. Así que manos a la obra.

La definición de «organigrama» es un diagrama que muestra una jerarquía de relaciones, funciones o responsabilidades.

Normalmente, la aplicación más vista y usada es aquella que define la estructura de una empresa, negocio, institución, etc.

Tienen múltiples usos y se pueden estructurar de formas diferentes. 

Se utilizan como herramienta de gestión, para planificar y tener claridad del funcionamiento de la organización.

¿Qué es un organigrama de empresa?

En el caso particular de las empresas son representaciones visuales de su estructura y se pueden utilizar para comunicar información sobre la cadena de mando, las divisiones del trabajo, forma de comunicarse y las relaciones entre los empleados.

Se utiliza para mostrar quién está a cargo de qué área y cómo están conectadas las diferentes partes de la empresa. 

También puede incluir información sobre las relaciones y funciones entre los diferentes departamentos y miembros del personal.

¿Por qué es importante tener uno?

Los organigramas son una herramienta esencial para cualquier empresa, ya que permiten visualizar de manera clara y sencilla la estructura de la organización. 

Por otro lado,  pueden ser útiles para identificar problemas de comunicación o coordinación, y para diseñar mejoras en la estructura de la empresa.

¿Tu organigrama refleja realmente los valores de tu empresa?

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¿Cómo se utilizan los organigramas?

Son útiles de varias maneras. Aquí te dejo algunos de los beneficios.

• Mostrar responsabilidades de trabajo y relaciones de informes.
• Permite que el liderazgo gestione más eficazmente el crecimiento o el cambio.
• También que los empleados comprendan mejor cómo encaja su trabajo en el esquema general de la organización.
• Mejorar las líneas de comunicación.
• Cree un directorio visual de empleados.
• Presenta otros tipos de información, como estructuras de entidades comerciales y jerarquías de datos.

Todo esto es relevante, pero lo más importante es que el organigrama que disponga en tu empresa  debe reflejar la filosofía de gestión y la fluidez de los procesos.

¿Sabías que un organigrama no solo organiza tu empresa, sino que también mejora la comunicación, la productividad y hasta las relaciones entre tus empleados? convierte esta herramienta en tu mejor aliado.

¿Cuál es la estructura de un organigrama?

Hay algunas cosas a tener en cuenta al crear o interpretar un organigrama. 

✅ En primer lugar, es importante entender los diferentes tipos de organigramas. Más abajo encontrarás los ejemplos.

El tipo más común de organigrama es el organigrama jerárquico, que muestra la cadena de mando de arriba hacia abajo. 

Otros tipos de gráficos incluyen gráficos funcionales, que muestran las diferentes divisiones del trabajo, y gráficos matriciales, que muestran las relaciones entre los empleados.

✅ En segundo lugar, es importante entender los símbolos utilizados.

El símbolo más común es el rectángulo, que representa a un “individuo” o a una posición dentro de la estructura. 

Otros símbolos incluyen diamantes, que representan grupos o departamentos, y flechas, que muestran las relaciones entre los empleados.

✅ En tercer lugar, es importante conocer los diferentes formatos que pueden adoptar los organizations charts en su denominación en inglés.

El formato más común es el gráfico horizontal, que se lee de izquierda a derecha. Otros formatos incluyen gráficos verticales, que se leen de arriba a abajo, y gráficos circulares, que muestran las relaciones entre los empleados de una manera más fluida.

¿Cómo hacer un organigrama?

Elaborar un organigrama es útil tanto para todos en la organización. Ayuda a entender, como ya he dicho, el funcionamiento, responsabilidades, etc.

Ahora bien…

¿Cómo diseñar un organigrama que potencie el éxito de tu empresa?

Para poder trabajar este aspecto de forma correcta es importante determinar antes que nada, cuál será la función y qué información se necesita para representar de la forma más clara, concreta y real.

Por lo general, pensamos que un organigrama tiene una estructura de arriba hacia abajo bastante rígida; En la imagen te muestro un ejemplo básico de tres niveles.

Pero esto no es café para todos; como siempre digo en temas de gestión empresarial, hay que personalizar cada herramienta al tipo de empresa o negocio para que se ajuste a las necesidades de tu organización. 

Y para ello, hay muchos factores a considerar. 

• ¿Qué tipo de información debe incluirse en cada cajita? 
• ¿Debe el gráfico fluir de arriba hacia abajo o en otra dirección? 
• ¿Qué pasa si hay personas con múltiples roles?

Las respuestas a estas y otras preguntas lo ayudarán a decidir cómo crear un organigrama que se adapte a su situación particular.

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Cómo hacer un organigrama de empresa:  8 pasos

Lo primero que hay que hacer es recopilar la información sobre la estructura actual de la organización, empresa o negocio.

Tener a la mano los perfiles de cargo es crucial para poder desarrollar un buen ejercicio y conseguir el resultado que se espera.

Luego de tener a la mano esta información en un ejercicio constructivista realizamos los siguientes pasos; recuerda esto es una guía general; como comenté supra, se debe personalizar al tipo de empresa.

1. Identifica los objetivos de la empresa.
2. Reconoce a las personas que trabajarán en cada área de la empresa.
3. Establece una estructura clara y concisa para la organización.
4. Asigna tareas y responsabilidades a cada miembro de la organización.
5. Divide las tareas en áreas específicas de trabajo.
6. Delega autoridad a los responsables de cada área.
7. Evalúa periódicamente el funcionamiento del organigrama para detectar posibles problemas o mejoras necesarias.
8. Ajusta el organigrama según sea necesario para reflejar los cambios en la estructura o funcionamiento de la empresa.

Errores comunes al crear organigramas (y cómo evitarlos)

🤔 Uno de los errores más comunes que se cometen es no tener en cuenta la estructura y el tamaño de la empresa. 

Es importante tener en cuenta estos factores para asegurarse de que el organigrama se ajuste a las necesidades de la empresa.

🤔 Otro error común es no incluir todas las áreas y departamentos de la empresa u organización.

Asegúrese de incluir todos los elementos relevantes para que el resultado sea completo y preciso.

🤔 Por último, otro error que se suele cometer en el diseño es no ser consistente con el uso de los símbolos. 

Asegúrese de usar símbolos uniformes para representar diferentes elementos en el diagrama para que sea fácil de entender.

Tipos de organigramas, ¿cuál necesita tu empresa?

Hay diferentes tipos de organigramas, y cada uno se utiliza en función del objetivo que se quiera representar.

El organigrama por áreas se utiliza para representar el área de responsabilidad de cada una de las personas que trabajan en una empresa.

Organigrama funcional o estructural

El organigrama funcional es el más común y se basa en la división del trabajo por áreas de especialización; se utiliza para representar la estructura orgánica.

Cada área está a cargo de un gerente (jefe) o líder y está compuesta por un equipo de trabajadores que realizan tareas específicas. 

Este tipo de organización se caracteriza por mostrar la una estructura de una forma rígida y con una clara separación de responsabilidades.

Te dejo un ejemplo.

Organigrama matricial

El organigrama matricial se utiliza cuando hay varios proyectos en marcha a la vez y cada uno de ellos requiere el trabajo conjunto de varios departamentos.

Se caracteriza por la superposición de áreas de responsabilidad. 

Cada trabajador tiene un jefe inmediato, pero también está subordinado a otra persona que se encarga de un área específica. 

Esto permite un mayor nivel de flexibilidad y coordinación entre áreas.

Si deseas un ejemplo déjame tu mail y te lo enviaré:

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Organigrama por procesos

El organigrama por procesos se utiliza para representar la secuencia de actividades que se realizan en una empresa para llevar a cabo un proceso determinado.

Para entender un poco su sentido, es llevar la cadena de valor de cada empresa a una imagen gráfica que representa jerarquía entre los procesos.

Versión horizontal (estructura plana)

El organigrama horizontal se caracteriza por una mayor igualdad entre los trabajadores. 

Cada persona está a cargo de un área específica, pero no existe una clara jerarquía de autoridad. 

Esto permite un mayor nivel de flexibilidad y coordinación entre áreas.

¿Cómo hacer un organigrama  para una microempresa o empresa pequeña?

El organigrama de una microempresa se caracteriza por su simplicidad. 

Cada trabajador está subordinado a un solo jefe (nivel jerárquico) y existe una clara cadena de mando. 

Este tipo de organización se caracteriza por una estructura rígida y una clara separación de responsabilidades.

Generalmente es un organigrama mixto; es decir no solo se refleja el área sino las funciones. En una empresa pequeña, los trabajadores en su mayoría son multitasking, lo que hace que definir bien los perfiles de cargo es clave.

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¿Finalmente, para qué sirve esta herramienta?, conclusión

Si has leído con detenimiento puedes intuir para qué es útil esta herramienta.

Aún así, te dejo los aspectos que para quien escribe son más relevantes.

1. Facilitar la toma de decisiones a la hora de asignar tareas y responsabilidades.
2. Representar visualmente la estructura interna de una organización y las relaciones jerárquicas entre sus puestos de trabajo.
3. Ayudar a planificar el desarrollo de la carrera profesional de los trabajadores.
4. Identificar áreas de mejora en la gestión de recursos humanos.
5. Elaborar planes de formación y desarrollo adecuados a las necesidades de cada departamento o área.

Dato curioso: ¿A qué fecha se remonta el primer organigrama? A 1855.

Daniel McCallum (1815-1878), superintendente general de una compañía del ferrocarril, diseñó lo que se consideró el primer organigrama moderno. Fue un diagrama ilustrado del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum lo hizo dibujar por George Holt Henshaw (1831-1891), ingeniero civil y diseñador.

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